Vilka är de bästa tipsna för att spåra utgifter?

Det finns ett stort antal verktyg för att spåra utgifter och människor kan behöva göra några experiment för att hitta en metod som fungerar för deras behov. Att vara villig att prova flera metoder och ha tillgång till provversioner av programverktyg är mycket användbart. Människor bör också överväga varför de spårar utgifterna, eftersom det kan hjälpa dem att hitta det bästa sättet att hantera deras ekonomiska register. Verktyg som är utformade specifikt för skatter, till exempel, kan fungera annorlunda än de som är avsedda att hjälpa människor med budgetering.

Människor kan spåra utgifter med hjälp av redovisningsprogramvara, inklusive en mängd integrerade produkter som kan göra saker som att hämta data från bankkonton. De kan också hantera sina utgifter manuellt, antingen med hjälp av notationsfält i en checkbok eller kontologg, eller hålla en bokbok för utgifter. Vissa människor hittar en mellersta mark, med ett verktyg som ett dataarktskylt för att hantera utgifter så att de kan anpassa layout och fält.

Några saker att tänka på när du väljer en metod för att spåra kostnader inkluderar vilka typer av utgifter som spåras, varför och hur informationen kommer att användas. Att hålla reda på hushåll kontra företagskostnader kan till exempel innebära olika behov. En student kanske spårar utgifterna för att lämna in bokföring till en trustfond för återbetalning, medan en oberoende entreprenör kanske vill spåra utgifterna i syfte att fastställa skatteavdrag i slutet av året.

I allmänhet är det tillrådligt att spåra utgifterna när de uppstår eller med regelbundna intervall som veckovis, snarare än intermittent backtracking och att behöva hantera stora datamängder. För personer som har problem med detta kan ett program som kommunicerar med bankkonton vara till hjälp, eftersom all ekonomisk aktivitet på dessa konton omedelbart importeras och människor blir ombedda att ange information, till exempel att kategorisera en viss ekonomisk aktivitet. För personer som behöver hålla kvitton är det viktigt att ha ett tillhörande system för arkivering och organisering av kvitton.

När människor spårar utgifterna för ett specifikt syfte, kanske de vill prata med en revisor om sina alternativ och det bästa sättet att hålla reda på sina utgifter. Detta kommer att förhindra dem från att behöva göra arbetet igen senare; till exempel är skatteavdrag uppdelade i olika kategorier och att veta vad dessa kategorier är och vad som passar i dem gör att människor kan klassificera utgifterna korrekt första gången. På samma sätt bör personer som spårar utgifterna för att uppfylla villkoren i ett avtal, till exempel studenter som är ansvariga för sina föräldrar eller anställda som spårar utgifterna för en arbetsgivare, prata med den andra parten om vad som förväntas utveckla ett ömsesidigt tillfredsställande system. Det kan finnas lagliga krav för andra; en person som till exempel administrerar en trustfond måste uppfylla strikta krav på rapportering och arkivering för att redovisa hur fonden används.