Quais são as melhores dicas para gerenciar despesas pré-pagas?
Também conhecidas como pré-pagamentos, as despesas pré-pagas são custos pagos antecipadamente, beneficiando uma empresa por mais de um período contábil. Nos negócios, as despesas pagas antecipadamente fazem parte de um conjunto de ajustes conhecidos como diferimentos. As contas geralmente gerenciam pagamentos antecipados e outros diferimentos ajustando as despesas no final do intervalo contábil. Aluguel, seguro e suprimentos são todos contas pré-pagas típicas.
Na primeira vez que a despesa é paga antecipadamente, o contador a registra como um aumento na conta do ativo, que representa o benefício ou serviço futuro do pagamento antecipado. Os fundos na conta do ativo expiram com o tempo ou com o uso. Por exemplo, aluguel e seguro expiram devido à passagem do tempo, enquanto os suprimentos diminuem com o uso. Deduzir o vencimento diário dessas despesas seria tedioso e demorado, e é por isso que os contadores geralmente se ajustam aos custos pré-pagos ao preparar as demonstrações contábeis de fechamento.
Ao se preparar para fechar contas, o ajuste de lançamentos para despesas pré-pagas serve a dois propósitos. Primeiro, o ajuste mostra a quantidade de fundos que expiraram durante o período contábil atual. Segundo, o ajuste mostra o saldo remanescente dos fundos pré-pagos.
Antes do ajuste, os ativos pré-pagos são superiores ao saldo real e as despesas são inferiores. Os contadores se ajustam a essa discrepância aumentando as despesas e diminuindo os ativos pelo valor expirado no intervalo contábil atual. Como o valor expirado é calculado depende de várias variáveis, incluindo a duração do período e o tipo de despesas pré-pagas.
Suprimentos - como envelopes, papel e cartuchos de impressora - são registrados como despesas pré-pagas adicionadas à conta do ativo quando adquiridas. No decorrer das operações, os suprimentos são usados e depois inventariados no final do intervalo contábil. A diferença estimada no custo de suprimentos do início ao fim do período é ajustada como ativo e despesa expirada.
O seguro, que deve ser pago antecipadamente, protege a empresa de perdas financeiras devido a roubo, incêndio ou eventos semelhantes. As contas registram pagamentos antecipados iniciais de seguro como um aumento nos ativos e, em seguida, deduzem as despesas incorridas durante o intervalo contábil. O valor deduzido depende do prêmio da companhia de seguros no período. Os contadores registram as despesas de aluguel de maneira semelhante.
Receitas não obtidas são pagamentos antecipados feitos à empresa por outra organização. Eles também são ajustados no final dos períodos contábeis, mas os fundos começam como dedução dos ativos e são adicionados novamente como ajustes. Essas despesas pré-pagas valem mais com o passar do tempo ou através do uso pela organização pré-paga.