¿Cuáles son los mejores consejos para administrar los gastos prepagos?
También conocido como prepagos, los gastos prepagos son costos pagados con anticipación, beneficiando a una empresa por más de un período de tiempo de contabilidad. En los negocios, los gastos prepagos son parte de un conjunto de ajustes conocidos como aplazamientos. Las cuentas generalmente administran pagos anticipados y otros aplazamientos ajustando los gastos al final del intervalo de contabilidad. El alquiler, el seguro y los suministros son cuentas prepagas típicas.
La primera vez que el gasto es prepaga, el contador lo registra como un aumento de la cuenta de activos, lo que representa el beneficio o servicio futuro del prepago. Los fondos en la cuenta de activos caducan con el tiempo o mediante el uso. Por ejemplo, el alquiler y el seguro expiran debido al paso del tiempo, mientras que los suministros disminuyen a través del uso. Deducir el vencimiento diario de estos gastos sería tedioso y lento, por lo que los contadores generalmente se ajustan a los costos prepagos al preparar los estados de contabilidad de cierre.
Al prepararse para cerrar cuentas, ajustando las entradas para prepagoLos gastos cumplen dos propósitos. Primero, el ajuste muestra la cantidad de fondos que expiraron durante el período de tiempo de contabilidad actual. En segundo lugar, el ajuste muestra el saldo restante de los fondos prepagos.
Antes del ajuste, los activos prepagos son más altos que el verdadero saldo y los gastos son más bajos. Los contadores se ajustan a esta discrepancia aumentando los gastos y disminuyendo los activos por la cantidad expirada sobre el intervalo de contabilidad actual. La forma en que se calcula la cantidad vencida depende de varias variables, incluida la duración del período de tiempo y el tipo de gastos prepagos.
Los suministros, como sobres, papel y cartuchos de impresora, se registran como gastos prepagos agregados a la cuenta de activos cuando se adquieren. En el transcurso de las operaciones, los suministros se utilizan y luego se inventaron al cierre del intervalo de contabilidad. La diferencia estimada en el costo de los suministrosDesde el principio hasta el final del período de tiempo, se ajusta como el activo y el gasto vencidos.
Seguro, que debe pagarse por adelantado, protege a una empresa de pérdidas financieras debido a robos, incendios o eventos similares. Las cuentas registran los pagos anticipados del seguro inicial como un aumento de los activos y luego deducen el gasto incurrido durante el intervalo de contabilidad. El monto deducido depende de la prima de la compañía de seguros para el período de tiempo. Los contadores registran los gastos de alquiler de manera similar.
Los ingresos no ganados son pagos anticipados a la empresa por otra organización. Estos también se ajustan al final de los períodos de tiempo de contabilidad, pero los fondos comienzan como una deducción de los activos y se agregan como ajustes. Estos gastos prepagos valen más a medida que pasa el tiempo o mediante el uso de la organización anticipada.