¿Cuáles son los mejores consejos para administrar los gastos prepagos?

También conocidos como prepagos, los gastos prepagos son costos pagados por adelantado, que benefician a una empresa por más de un período contable. En los negocios, los gastos prepagos son parte de un conjunto de ajustes conocidos como aplazamientos. Las cuentas generalmente administran los pagos anticipados y otros aplazamientos ajustando los gastos al final del intervalo contable. El alquiler, el seguro y los suministros son cuentas prepagas típicas.

La primera vez que el gasto se paga por adelantado, el contador lo registra como un aumento de la cuenta de activos, que representa el beneficio o servicio futuro del pago anticipado. Los fondos en la cuenta del activo caducan con el tiempo o mediante el uso. Por ejemplo, el alquiler y el seguro caducan debido al paso del tiempo, mientras que los suministros disminuyen con el uso. Deducir el vencimiento diario de estos gastos sería tedioso y requeriría mucho tiempo, por lo que los contadores generalmente se ajustan a los costos prepagos al preparar los estados contables de cierre.

Al prepararse para cerrar cuentas, ajustar las entradas para gastos prepagos tiene dos propósitos. Primero, el ajuste muestra la cantidad de fondos que expiraron durante el período contable actual. Segundo, el ajuste muestra el saldo restante de los fondos prepagos.

Antes del ajuste, los activos prepagos son más altos que el saldo real y los gastos son más bajos. Los contadores se ajustan a esta discrepancia aumentando los gastos y disminuyendo los activos por el monto vencido durante el intervalo contable actual. La forma en que se calcula el monto vencido depende de varias variables, incluida la duración del período de tiempo y el tipo de gastos prepagos.

Los suministros, como sobres, papel y cartuchos de impresora, se registran como gastos prepagos que se agregan a la cuenta del activo cuando se adquieren. En el transcurso de las operaciones, se utilizan los suministros y luego se inventarian al cierre del intervalo contable. La diferencia estimada en el costo de los suministros desde el principio hasta el final del período de tiempo se ajusta como el activo y gasto vencido.

El seguro, que debe pagarse por adelantado, protege a una empresa de pérdidas financieras debido a robo, incendio o eventos similares. Las cuentas registran los pagos anticipados iniciales del seguro como un aumento de los activos y luego deducen los gastos incurridos durante el intervalo contable. El monto deducido depende de la prima de la compañía de seguros por el período de tiempo. Los contadores registran los gastos de alquiler de manera similar.

Los ingresos no derivados del trabajo son pagos anticipados realizados a la empresa por otra organización. Estos también se ajustan al final de los períodos contables, pero los fondos comienzan como una deducción de los activos y se agregan nuevamente como ajustes. Estos gastos prepagos valen más a medida que pasa el tiempo o mediante el uso por parte de la organización prepaga.