Hva er de beste tipsene for å administrere forhåndsbetalte utgifter?

Også kjent som forskuddsbetalinger, er forhåndsbetalte utgifter betalt kostnader på forhånd, og kommer et selskap til fordel for mer enn en regnskapsperiode.I virksomhet er forhåndsbetalte utgifter en del av et sett med justeringer kjent som utsettelser.Kontoer administrerer vanligvis forskuddsbetalinger og andre utsettelser ved å justere for utgiftene ved slutten av regnskapsintervallet.Leie, forsikring og forsyninger er alle typiske forhåndsbetalte kontoer.

Første gang utgiften er forhåndsbetalt, registrerer regnskapsføreren det som en aktivkontoøkning, som representerer forskuddsbetalingenes fremtidige fordel eller tjeneste.Midler på aktivakontoen utløper over tid eller ved bruk.For eksempel utløper leie og forsikring på grunn av tidenes gang, mens forsyningene avtar ved bruk.Å trekke den daglige utløpet av disse utgiftene vil være kjedelig og tidkrevende, og det er grunnen til at regnskapsførere vanligvis tilpasser seg for forhåndsbetalte kostnader når de utarbeider avsluttende regnskapsuttalelser.

Når du forbereder deg på å lukke kontoer, tjener justering av oppføringer for forhåndsbetalte utgifter to formål.For det første viser justeringen mengden midler som gikk ut i løpet av gjeldende regnskapsperiode.For det andre viser justeringen den gjenværende balansen mellom forhåndsbetalte midler.

Før justeringen er de forhåndsbetalte eiendelene høyere enn den virkelige saldoen og utgiftene er lavere.Regnskapsførere justerer for dette avviket ved å øke utgiftene og redusere eiendelene med beløpet som er utløpt over gjeldende regnskapsintervall.Hvordan det utløpte beløpet beregnes avhenger av flere variabler, inkludert tidsperioden og typen forhåndsbetalte utgifter.

forsyninger mdash;for eksempel konvolutter, papir og skriverpatroner og mdash;registreres som forhåndsbetalte utgifter lagt til aktivakontoen når det er anskaffet.I løpet av driften brukes forsyningene og deretter oppfinner ved avslutningen av regnskapsintervallet.Den estimerte forskjellen i kostnadene for forsyninger fra begynnelsen til slutten av tidsperioden justeres etter hvert som den utløpte eiendelen og utgiftene.

Forsikring, som må betales på forhånd, beskytter et selskap mot økonomisk tap på grunn av tyveri, brann eller lignende hendelser.Kontoer registrerer innledende forskuddsbetalinger som en økning i eiendeler og trekker deretter utgiftene som påløper under regnskapsintervallet.Beløpet som er trukket av, avhenger av forsikringsselskapets premie for tidsperioden.Regnskapsførere registrerer leiekostnader på lignende måte.

Uvillige inntekter er forskuddsbetalinger gjort til selskapet av en annen organisasjon.Disse er også justert for på slutten av regnskapstidsperioder, men midlene begynner som et fradrag fra eiendeler og blir lagt tilbake som justeringer.Disse forhåndsbetalte utgiftene er verdt mer etter hvert som tiden går eller gjennom bruk av forskuddsorganisasjonen.