Hva er de beste tipsene for å håndtere forhåndsbetalte utgifter?

Også kjent som forskuddsbetalinger, er forhåndsbetalte utgifter kostnader som er betalt på forhånd, og som gagner et selskap i mer enn en regnskapsperiode. I virksomheten er forhåndsbetalte utgifter en del av et sett med justeringer kjent som utsettelser. Kontoer administrerer vanligvis forskuddsbetalinger og andre utsettelser ved å justere for utgiftene ved slutten av regnskapsintervallet. Leie, forsikring og rekvisita er alle typiske forhåndsbetalte kontoer.

Første gang utgiften er forhåndsbetalt, registrerer regnskapsføreren den som en eiendelskontoøkning, som representerer forskuddsbetalingen fremtidig fordel eller tjeneste. Midler på aktivakontoen utløper over tid eller gjennom bruk. For eksempel utløper husleie og forsikring på grunn av tid, mens forsyninger reduseres ved bruk. Å trekke fra den daglige utløpet av disse utgiftene ville være kjedelig og tidkrevende, og det er grunnen til at regnskapsførere vanligvis justerer for forhåndsbetalte kostnader når de utarbeider regnskapsoppgavene.

Når du forbereder deg på å lukke kontoer, tjener justering av oppføringer for forhåndsbetalte utgifter to formål. For det første viser justeringen mengden av midler som gikk ut i løpet av den gjeldende regnskapsperioden. For det andre viser justeringen restbeløpet for forhåndsbetalte midler.

Før justeringen er de forhåndsbetalte eiendelene høyere enn den virkelige saldoen og utgiftene er lavere. Regnskapsførere justerer seg for dette avviket ved å øke utgiftene og redusere eiendelene med beløpet som er utgått over gjeldende regnskapsintervall. Hvordan beregnet utløpt beløp avhenger av flere variabler, inkludert lengden på tidsperioden og typen forhåndsbetalte utgifter.

Rekvisita - for eksempel konvolutter, papir og skriverkassetter - registreres som forhåndsbetalte utgifter lagt til aktivakontoen når du er anskaffet. I løpet av driften blir forsyningene brukt og deretter oppfunnet ved slutten av regnskapsintervallet. Den estimerte forskjellen i kostnadene for leveranser fra begynnelsen til slutten av tidsperioden justeres som den utløpte eiendelen og kostnaden.

Forsikring, som må betales på forhånd, beskytter et selskap mot økonomisk tap på grunn av tyveri, brann eller lignende hendelser. Kontoer registrerer første forskuddsbetalinger som en økning i eiendeler og trekker deretter utgiftene påløpt i løpet av regnskapsintervallet. Fradragsbeløpet avhenger av forsikringsselskapets premie for tidsperioden. Regnskapsførere registrerer leieutgifter på lignende måte.

Ufortjente inntekter er forskuddsbetalinger til selskapet av en annen organisasjon. Disse justeres også etter slutten av regnskapsperioder, men midlene begynner som et fradrag fra eiendeler og legges tilbake som justeringer. Disse forhåndsbetalte utgiftene er mer verdt når tiden går eller gjennom bruk av den forskuddsbetalende organisasjonen.