Wat is een grootboek?
Een grootboek is een gedetailleerd record dat door een bedrijf wordt bijgehouden om voorraadbewegingen bij te houden. Dit kan van toepassing zijn op een inventaris van producten of een lijst van aandelen en hun eigenaren. De beoogde betekenis is meestal duidelijk uit de context. In beide gevallen kan het record worden gebruikt in belastingaangiften en andere financiële overzichten, naast het creëren van een nuttige bron voor interne referentie, waar mensen mogelijk gedetailleerde informatie over de huidige voorraad willen hebben.
In de zin van een inventaris registreert het grootboek producten die zijn geaccepteerd en verkocht. Wanneer zendingen aankomen, kan het personeel belangrijke details invoeren, waaronder het aantal producten, de waarde en de aankomstdatum. Het grootboek kan een sectie bevatten om op te merken wanneer materialen te koop worden aangeboden. Op het moment van verkoop kan het grootboek worden bijgewerkt om de nieuwe informatie weer te geven. Deze gegevens helpen bedrijven de voorraadbewegingen bij te houden, zodat ze beslissingen kunnen nemen over wat ze kopen en wanneer.
Vaker wordt deze term gebruikt om aandeelhoudersrecords te bespreken. Bedrijven die aandelen uitgeven, moeten een grootboek bijhouden met actuele eigendomsinformatie. Dit komt ten goede aan aandeelhouders, die er zeker van willen zijn dat zij de geregistreerde eigenaren zijn, vooral in het geval van een dividend waarbij het bedrijf betalingen verricht aan alle personen die in het grootboek zijn vermeld. Daarnaast willen bedrijven misschien kunnen volgen wie aandelen bezit om trends te detecteren zoals iemand die een controlerend aandeel probeert op te kopen.
Beursgenoteerde bedrijven zijn onderworpen aan een aantal voorschriften ter bescherming van aandeelhouders en het grote publiek. Deze omvatten bepalingen met betrekking tot grootboeken. Het bedrijf moet mogelijk een specifiek formaat volgen en bepaalde informatie opnemen. Regelgevers kunnen vragen om documentatie zoals het grootboek te inspecteren om te bevestigen dat deze juist is en zoeken naar problemen zoals conflicten of verouderde informatie. Aandeelhouders moeten ook informatie krijgen over hoe ze hun registratie kunnen bijwerken, zodat ze het bedrijf kunnen vragen om de details te wijzigen wanneer ze aandelen kopen of verkopen.
Bedrijven wijzen doorgaans een medewerker of afdeling aan om de communicatie en administratie van aandeelhouders te regelen. Dit omvat het bijwerken van het grootboek, het opvolgen van claims met betrekking tot verloren en gestolen certificaten en het op verzoek aan de aandeelhouders verstrekken van publicaties. Degenen die aandelen in een bedrijf houden, hebben het recht om bepaalde financiële documenten te bekijken, jaarverslagen te ontvangen en informatie op te vragen over wie momenteel de leiding heeft en waar het bedrijf is gevestigd. Het aanwijzen van een afdeling om deze diensten te verlenen kan helpen bij het naleven van de regelgeving.