Hoe stel ik een webconferentieruimte in?
In een webconferentieruimte kunt u contact maken met vrienden en collega's over grote afstanden. Voor het opzetten van een webconferentieruimte zijn de juiste computerapparatuur, een betrouwbare internetverbinding en een webconferentie-client vereist. Vergeet ook niet de juiste etiquette voor webconferenties te volgen.
Installeer de webconferentie-client op elke computer met een computer die verbinding heeft met internet. Alle deelnemende computers hebben een stabiele internetverbinding nodig. Deze verbinding kan via wifi of via een directe lijn zijn. Elke deelnemer moet een account bij de webconferentie-client hebben.
Het opzetten van een webconferentie vereist de juiste apparatuur. Voor een conferentie moeten gebruikers beschikken over een computer met webcam of een stand-alone webcamera die op een computer kan worden aangesloten. Webconferenties zijn vergelijkbaar met traditionele telefoongesprekken, maar waarbij een of alle deelnemers elkaar tijdens het gesprek kunnen zien. Zorg ervoor dat u naar een gebied met voldoende verlichting gaat, zodat de personen u kunnen zien zonder hun ogen te belasten.
Nadat de webconferentie-client op elke computer is geïnstalleerd, moeten de deelnemers een profiel met een gebruikersnaam en wachtwoord maken. De deelnemers moeten elkaar ook toevoegen aan hun bijbehorende telefoonboeken voor eenvoudige persoonlijke verbindingen. Nadat elke persoon het programma heeft geïnstalleerd en zijn of haar profiel heeft ingesteld, kan een webconferentieruimte worden gestart. Klik om de gewenste gebruikersnamen in de conferentie uit uw lijst met contactpersonen te selecteren. De meeste programma's hebben een knop "Oproep", zodat gebruikers eenvoudig verbinding met elkaar kunnen maken.
Met de meeste programma's kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd in dezelfde webconferentieruimte zijn. Nieuwkomers uitnodigen voor het gesprek is meestal zo eenvoudig als klikken op een knop 'Persoon toevoegen'. Hierdoor kan een groep mensen virtueel vergaderen en bestanden direct delen via het webconferentieplatform.
Zorg ervoor dat u de webconferentie-etiquette volgt. Laat elke persoon, net als persoonlijke gesprekken, zijn of haar gedachten en zinnen afmaken. Onderbreek mensen niet wanneer ze spreken. Als u om welke reden dan ook moet vertrekken, klik dan niet alleen om af te sluiten, maar vertel in plaats daarvan de deelnemers beleefd en geef indien mogelijk aan wanneer u terugkomt. Als iedereen klaar is met het vergadergesprek, kunt u eenvoudig de verbinding sluiten door alle geopende vensters te sluiten en uit te loggen bij de webconferentieruimte.