Wat is een gegevensstroomdiagram?
Een gegevensstroomdiagram is een gestructureerde weergave van gegevens die in en uit een informatiesysteem komen. Het detail in een gegevensstroomdiagram varieert op basis van het niveau dat eraan is toegewezen. Over het algemeen bevat een diagram op hoog niveau slechts beperkte informatie, terwijl een diagram op een lager niveau veel meer gedetailleerde informatie bevat. Deze informatie wordt door een ontwikkelteam gebruikt om de gegevens binnen een informatiesysteem te beheren.
Terwijl een team een informatiesysteem ontwikkelt, maakt het een gegevensstroomdiagram om te documenteren hoe informatie het systeem in en uit gaat. In eerste instantie wordt deze informatie op een zeer hoog niveau gemaakt, waarbij alleen de grenzen van het informatiesysteem in het diagram worden opgenomen. Naarmate het team meer van de functionaliteit van het informatiesysteem ontwikkelt, kan elk van de processen in het systeem worden opgenomen in het gegevensstroomdiagram. Dit diagram helpt het team bepalen waar gegevens worden opgeslagen om het systeem te ondersteunen.
Deze diagrammen spelen een belangrijke rol, omdat ze documenteren hoe elk proces binnen het systeem toegang heeft tot informatie. Externe systemen kunnen ook toegang krijgen tot de gegevens die zijn opgeslagen in een bepaald informatiesysteem. Deze uitwisselingen tussen systemen zijn gedocumenteerd zodat de analisten elke systeeminteractie kunnen volgen. Dergelijke interacties zijn belangrijke stukjes informatie in het gegevensbeheerproces van elke organisatie.
Wet- en regelgeving van de overheid vereist beheer en opslag van bepaalde gegevens. Deze voorschriften verschillen per branche. Het gegevensstroomdiagram helpt elke organisatie te beheren hoe de organisatie zal voldoen aan de overheidsvereisten voor gegevensopslag. Bepaalde voorschriften vereisen opslag voor langere tijd. De organisatie moet dienovereenkomstig plannen voor de juiste hoeveelheid gegevensopslag.
Gegevensstroomdiagrammen helpen het ontwikkelingsteam ook om rapporten en schermfunctionaliteit te ontwerpen wanneer het informatiesysteem samenkomt. Het team moet weten waar het de gegevens moet verzamelen om het aan de eindgebruiker te kunnen presenteren. Hoewel het datastroomdiagram zelf niet de systeemfunctionaliteit behandelt, documenteert het wel welk systeem verantwoordelijk is voor het opslaan van een specifiek stuk gegevens. Het ontwikkelingsteam gebruikt de gegevensstroominformatie om in zijn functionele documentatie te beschrijven waar het zal zoeken naar informatie die het zal weergeven voor de eindgebruiker.
Elke organisatie heeft een set gegevensstroomdiagrammen om de informatie te documenteren die is opgeslagen in de informatiesystemen van de organisatie. Deze set diagrammen wordt gebruikt om de vereisten voor gegevensopslag van de organisatie correct te beheren en eraan te voldoen. De vereisten voor gegevensopslag van elke organisatie worden bepaald door de organisatie zelf om te voldoen aan verschillende overheidsvoorschriften en andere wettelijke vereisten.