Co to jest schemat przepływu danych?
Schemat przepływu danych jest uporządkowanym wyświetlaniem danych wchodzących i wychodzących z systemu informacyjnego. Szczegóły na diagramie przepływu danych różnią się w zależności od przypisanego mu poziomu. Ogólnie diagram wysokiego poziomu zawiera jedynie ograniczone informacje, natomiast diagram niższego poziomu zawiera znacznie bardziej szczegółowe informacje. Informacje te są wykorzystywane przez zespół programistów do zarządzania danymi w systemie informatycznym.
Gdy zespół opracowuje system informacyjny, tworzy schemat przepływu danych, aby udokumentować, w jaki sposób informacje będą wchodzić i wychodzić z systemu. Początkowo informacje te są tworzone na bardzo wysokim poziomie, a na schemacie zawarte są tylko granice systemu informacyjnego. Gdy zespół rozwija więcej funkcji systemu informacyjnego, każdy z procesów w systemie może zostać uwzględniony na schemacie przepływu danych. Ten schemat pomaga zespołowi ustalić, gdzie będą przechowywane dane do obsługi systemu.
Te diagramy pełnią ważną rolę, ponieważ dokumentują, w jaki sposób każdy proces w systemie uzyskuje dostęp do informacji. Systemy zewnętrzne mogą również uzyskiwać dostęp do danych przechowywanych w danym systemie informatycznym. Te wymiany między systemami są dokumentowane, aby analitycy mogli śledzić interakcje między systemami. Takie interakcje są ważnymi informacjami w procesie zarządzania danymi każdej organizacji.
Rządowe przepisy ustawowe i wykonawcze wymagają zarządzania i przechowywania niektórych danych. Przepisy te różnią się w zależności od branży. Schemat przepływu danych pomaga każdej organizacji zarządzać sposobem, w jaki organizacja spełni rządowe wymagania dotyczące przechowywania danych. Niektóre przepisy wymagają przechowywania przez dłuższy czas. Organizacja musi odpowiednio zaplanować odpowiednią ilość miejsca na dane.
Diagramy przepływu danych pomagają również zespołom projektowym opracowywać raporty i funkcje ekranów, gdy system informatyczny się łączy. Zespół musi wiedzieć, gdzie gromadzić dane, aby przedstawić je użytkownikowi końcowemu. Chociaż sam schemat przepływu danych nie odnosi się do funkcjonalności systemu, dokumentuje, który system jest odpowiedzialny za przechowywanie określonego fragmentu danych. Zespół programistów wykorzystuje informacje o przepływie danych do opisania w swojej dokumentacji funkcjonalnej, gdzie będzie szukał informacji, które wyświetli dla użytkownika końcowego.
Każda organizacja ma zestaw diagramów przepływu danych w celu udokumentowania informacji przechowywanych w systemach informatycznych organizacji. Ten zestaw diagramów służy do właściwego zarządzania i spełniania wymagań organizacji dotyczących przechowywania danych. Wymagania dotyczące przechowywania danych w każdej organizacji są określane przez samą organizację w celu spełnienia różnych przepisów rządowych i innych wymagań prawnych.