Hvordan velger jeg den beste lønnsprogramvaren?
Lønnsprogramvare er dataprogramvare som lar deg behandle lønnsrelaterte funksjoner elektronisk. Dette inkluderer vanligvis å beregne beløpet som skyldes ansatte, samt kildebeløp for skatter og forsikringer. Flere pakker har flere alternativer. Når du velger den beste lønnsprogramvaren for virksomheten din, vil du vurdere de spesifikke funksjonene du trenger, innebygde sikkerhetskontrollalternativer og kompatibilitet med dine eksisterende systemer. Du vil også tenke på brukervennlighet og kostnader.
Funksjonaliteten til hvilken som helst programvare er alltid en viktig vurdering. Hvis du trenger et program som bare beregner lønn og tilbakeholdelse, kan en grunnleggende programvarepakke for lønn fungere bra for deg. Hvis du derimot er ute etter et mer avansert program, vil du be hvert programvareselskap om en liste over alternativer og tilhørende avgifter. Alternativene kan omfatte muligheten til å spore og anvende ferie, syke eller annen permisjonstid og muligheten til å behandle direkte innskudd gjennom systemet. Andre alternativer inkluderer finansielle rapporteringsfunksjoner ved utgangen av året.
Når du arbeider med informasjon om privatansatte som navn, identifikasjonsnummer og lønnsatser, vil du forsikre deg om at du velger lønnsprogramvare som tilbyr høy grad av sikkerhet. Snakk med programvareselskapet om innebygde sikkerhetskontroller, for eksempel passordbeskyttelse, og finn ut hvilke alternativer og garantier som er inkludert. Hvis du sender informasjon via en server eller over Internett, kan du finne ut hvordan dette påvirker sikkerhetsparametrene til programmet.
Som de fleste virksomheter, vil du sannsynligvis ha eksisterende datasystemer som din lønnsprogramvare må samhandle med. Dette inkluderer operativsystemet ditt, så vel som andre økonomiske programmer. Kontroller at ethvert nytt program du velger vil fungere med disse eksisterende systemene, eller at du kanskje må planlegge å kjøpe annen programvare for å erstatte det du allerede har.
Brukervennlighet kan godt være en faktor i beslutningsprosessen. Avhengig av hvem som skal legge inn data - og det kan være flere alternativer på den fronten - vil du forsikre deg om at programvaregrensesnittet er håndterbart for alle brukere. Hvis du planlegger å kjøre rapporter eller importere eller eksportere mellom andre programmer, vil du også vurdere hvor enkelt disse funksjonene er.
Kostnadene kan variere dramatisk fra en lønns-programvarepakke til en annen. Funksjoner, plattformkompatibilitet og antall nødvendige lisenser bidrar alle til de totale kostnadene. Du vil være sikker på at du vurderer både up-front kostnadene for programvaren så vel som vedlikeholdsgebyr og eventuelle ekstra hardware- eller programvarekostnader involvert. Til syvende og sist er den beste lønnsprogramvaren den som gir ditt selskap de funksjonene du trenger til en pris som passer i budsjettet.