Hur väljer jag den bästa löneprogramvaran?

Löneprogramvara är datorprogramvara som gör att du kan bearbeta lönarelaterade funktioner elektroniskt. Detta inkluderar vanligtvis att beräkna beloppet till anställda samt innehållande belopp för skatter och försäkringar. Ytterligare alternativ finns med vissa paket. När du väljer den bästa löneprogramvaran för ditt företag vill du ta hänsyn till de specifika funktioner du behöver, inbyggda alternativ för säkerhetskontroll och kompatibilitet med dina befintliga system. Du vill också tänka på användarvänlighet och kostnad.

Funktionella funktioner för programvara är alltid en viktig faktor. Om du behöver ett program som helt enkelt räknar ut lön och innehållande, kan ett grundläggande löneprogramvarupaket fungera bra för dig. Om du emellertid letar efter ett mer avancerat program, vill du be varje programvaruföretag om en lista med alternativ och tillhörande avgifter. Alternativ kan inkludera möjligheten att spåra och tillämpa semester, sjuk eller annan ledighetstid och förmågan att bearbeta direkta insättningar genom systemet. Andra alternativ inkluderar de finansiella rapporteringsfunktionerna vid slutet av året.

När du hanterar information om privatanställda som namn, identifikationsnummer och lönesatser, vill du se till att du väljer löneprogramvara som erbjuder en hög grad av säkerhet. Prata med mjukvaruföretaget om inbyggda säkerhetskontroller, som lösenordsskydd, och ta reda på vilka alternativ och garantier som ingår. Om du skickar information via en server eller via Internet, ta reda på hur detta påverkar programmets säkerhetsparametrar.

Liksom de flesta företag kommer du förmodligen att ha befintliga datorsystem som din löneprogramvara måste interagera med. Detta inkluderar ditt operativsystem såväl som andra finansiella program. Verifiera att alla nya program du väljer kommer att fungera med dessa befintliga system, eller så kan du behöva planera att köpa annan programvara för att ersätta det du redan har.

Användarvänlighet kan mycket väl vara en faktor i din beslutsprocess. Beroende på vem som ska mata in data - och det kan finnas flera alternativ på den fronten - vill du se till att mjukvarugränssnittet är hanterbart för alla användare. Om du planerar att köra rapporter eller importera eller exportera mellan andra program, vill du också ta hänsyn till hur enkelt dessa funktioner är.

Kostnaderna kan variera dramatiskt från ett löneprogramvarupaket till ett annat. Funktioner, plattformskompatibilitet och antalet nödvändiga licenser bidrar alla till den totala kostnaden. Du vill se till att du tar hänsyn till såväl programvarukostnaderna som underhållsavgifter och eventuella extra hårdvaru- eller programvarukostnader. I slutändan är den bästa löneprogramvaran den som ger ditt företag de funktioner du behöver till en kostnad som passar in i din budget.