Hva gjør en kontoransvarlig?
Avhengig av kontortype, kan en kontorleder ha mange forskjellige stillingsansvar. Vanligvis er en kontoransvarlig ansvarlig for å styre andre kontorpersonell i tillegg til å drive kontoret, inkludert oppgaver som å lage tidsplaner, ansette og trene nye ansatte, og vedlikeholde kontorrekvisita og utstyr, blant andre. Veileder for et kontor vil typisk rapportere til øverste ledelse.
En kontorveileder kan jobbe i ethvert mellomstort til stort kontor med et antall kontoradministratorer. Han eller hun må ha utmerkede organisasjonsevner, så vel som evnen til å samarbeide godt med andre mennesker, og yte kundeservice om nødvendig. En veileder må kunne lage arbeidsplaner som tilfredsstiller virksomhetens behov, samt ta hensyn til forespørsler fra ansatte, for eksempel for ferietid eller syketid. En veileder kan også trenge å planlegge møter eller andre bedriftsarrangementer, samt ta møtereferater.
Det er viktig at en kontoransvarlig kjenner og forstår alle funksjonene og behovene til kontoret. Han eller hun trenger å kunne formidle denne informasjonen videre til andre ansatte, og forstå hvor mye tid hver enkelt oppgave skal ta. Fordi en kontorleder kan bli bedt om å hjelpe ledelsen i å ansette nye ansatte, er det nødvendig å ha en klar idé om ferdighetene som kreves for å lykkes i et bestemt kontormiljø. Det er også nødvendig å sikre at arbeidsoppgaver ikke dupliseres, og at hver ansatt er nødvendig.
Til daglig må en veileder sørge for at hver ansatt holder seg på oppgaven og opprettholder bedriftens policyer for problemer som atferd og kleskode. Hvis det oppstår problemer mellom ansatte eller med klienter eller kunder, må en veileder være tilgjengelig for å løse problemet. En kontoransvarlig vil også ha behov for å vedlikeholde utstyret på kontoret, for eksempel kopimaskiner eller datamaskiner, samt følge med på rekvisita som må bestilles.
Andre oppgaver kan være bokføring, regnskapsplikter, vedlikeholde et filsystem, svare på telefoner og motta og sende kontormail, blant andre. Hvert kontor kan kreve en annen kombinasjon av oppgaver fra deres veiledere og administrativt ansatte, og en veileder må kunne gjøre jobben sin samtidig som den er en god leder for andre ansatte. Det er viktig at en veileder er i stand til å lytte til de andre ansattes bekymringer, ideer og forslag, innovere måter å løse problemer og videreformidle viktige bekymringer til øverste ledelse.