Co robi kierownik biura?
W zależności od rodzaju biura kierownik biura może mieć wiele różnych obowiązków. Zazwyczaj kierownik biura odpowiada za zarządzanie innymi pracownikami biura, a także za prowadzenie biura, w tym takie zadania, jak tworzenie harmonogramów, zatrudnianie i szkolenie nowych pracowników oraz utrzymanie materiałów biurowych i sprzętu. Kierownik biura zwykle składa raport do kierownictwa wyższego szczebla.
Kierownik biura może pracować w każdym średnim lub dużym biurze z wieloma pracownikami administracyjnymi biura. Będzie on musiał mieć doskonałe umiejętności organizacyjne, a także umiejętność dobrej współpracy z innymi ludźmi i, w razie potrzeby, obsługi klienta. Przełożony musi być w stanie tworzyć harmonogramy pracy, które zaspokoją potrzeby firmy, a także uwzględnią żądania pracowników, takie jak czas urlopowy lub czas choroby. Przełożony może również potrzebować zaplanować spotkania lub inne imprezy firmowe, a także sporządzić protokół ze spotkania.
Ważne jest, aby kierownik biura znał i rozumiał wszystkie funkcje i potrzeby biura. Musi być w stanie przekazać te informacje innym pracownikom i zrozumieć, ile czasu każde zadanie powinno zająć. Ponieważ kierownik biura może zostać poproszony o pomoc kierownictwu w zatrudnianiu nowych pracowników, konieczne jest jasne zrozumienie umiejętności wymaganych do odniesienia sukcesu w danym środowisku biurowym. Konieczne jest również upewnienie się, że zadania nie są powielane i że każdy pracownik jest niezbędny.
Każdego dnia przełożony musi upewnić się, że każdy pracownik wykonuje zadania i przestrzega zasad korporacyjnych dotyczących takich kwestii, jak zachowanie i strój. Jeśli pojawią się jakiekolwiek problemy między pracownikami lub z klientami lub klientami, przełożony będzie musiał być pod ręką, aby pomóc rozwiązać problem. Kierownik biura będzie również musiał utrzymywać sprzęt w biurze, taki jak maszyny kopiujące lub komputery, a także śledzić dostawy materiałów, które należy zamówić.
Inne zadania mogą obejmować między innymi prowadzenie ksiąg rachunkowych, księgowości, utrzymanie systemu plików, odbieranie telefonów oraz odbieranie i wysyłanie poczty biurowej. Każde biuro może wymagać innej kombinacji zadań niż ich przełożeni i pracownicy administracyjni, a przełożony musi być w stanie wykonywać swoją pracę, będąc jednocześnie dobrym liderem w stosunku do innych pracowników. Ważne jest, aby przełożony mógł wysłuchiwać obaw, pomysłów i sugestii innych pracowników, wprowadzać innowacyjne sposoby rozwiązywania problemów i przekazywać ważne obawy kierownictwu wyższego szczebla.