Hvad gør en kontoransvarlig?
Afhængig af kontortypen kan en kontorleder have mange forskellige jobansvar. En kontoransvarlig er typisk ansvarlig for styring af andet kontorpersonale samt drift af kontoret, herunder opgaver som oprettelse af tidsplaner, ansættelse og uddannelse af nye medarbejdere og vedligeholdelse af kontorartikler og udstyr, blandt andre. Vejlederen for et kontor rapporterer typisk til den øverste ledelse.
En kontorvejleder kan arbejde i ethvert mellemstort til stort kontor med et antal kontoradministratorer. Han eller hun bliver nødt til at have fremragende organisatoriske evner såvel som evnen til at arbejde godt sammen med andre mennesker og yde kundeservice om nødvendigt. En vejleder skal være i stand til at oprette arbejdsplaner, der tilfredsstiller virksomhedens behov, samt tage hensyn til medarbejdernes anmodninger, f.eks. Til ferietid eller sygetid. En vejleder kan også være nødt til at planlægge møder eller andre firmaarrangementer samt tage mødereferater.
Det er vigtigt, at en kontorvejleder kender og forstår alle kontorets funktioner og behov. Han eller hun skal være i stand til at videregive denne information til andre medarbejdere og forstå, hvor lang tid hver enkelt opgave skal tage. Da en kontorleder kan blive bedt om at hjælpe ledelsen med at ansætte nye medarbejdere, er det nødvendigt at have en klar idé om de færdigheder, der kræves for at få succes i et bestemt kontormiljø. Det er også nødvendigt at sikre, at jobopgaver ikke duplikeres, og at enhver medarbejder er nødvendig.
Hver dag skal en vejleder sørge for, at enhver medarbejder holder sig på opgaven og opretholder virksomhedens politikker for spørgsmål som opførsel og påklædningskode. Hvis der opstår problemer mellem ansatte eller med klienter eller kunder, skal en vejleder være til rådighed for at hjælpe med at løse problemet. En kontoransvarlig bliver også nødt til at vedligeholde udstyret på kontoret, såsom kopimaskiner eller computere, samt holde styr på de forsyninger, der skal bestilles.
Andre opgaver kan omfatte bogholderi, regnskabsopgaver, vedligeholdelse af et filsystem, besvare telefoner og modtagelse og afsendelse af kontormail blandt andre. Hvert kontor kan kræve en anden kombination af opgaver fra deres vejleder og administrativt personale, og en vejleder skal være i stand til at udføre deres job, samtidig med at det er en god leder for andre medarbejdere. Det er vigtigt, at en vejleder er i stand til at lytte til de andre medarbejders bekymringer, ideer og forslag, innovere måder at løse problemer og videregive vigtige bekymringer til den øverste ledelse.