Hvad gør en kontorvejleder?
Afhængig af kontortypen kan en kontorvejleder have mange forskellige jobansvar. Typisk er en kontorvejleder ansvarlig for at styre andre kontorpersonale samt drive kontoret, herunder sådanne opgaver som at skabe tidsplaner, ansætte og uddanne nye medarbejdere og vedligeholde kontorartikler og udstyr, blandt andre. Vejleder for et kontor vil typisk rapportere til Upper Management.
En kontorvejleder kan arbejde i ethvert mellemstort til stort kontor med et antal kontoradministrative medarbejdere. Han eller hun bliver nødt til at have fremragende organisatoriske færdigheder såvel som evnen til at arbejde godt med andre mennesker og yde kundeservice om nødvendigt. En vejleder skal være i stand til at oprette arbejdsplaner, der tilfredsstiller virksomhedens behov såvel som at tage højde for ansatte, f.eks. Til ferietid eller sygetid. En vejleder kan også være nødt til at planlægge møder eller andre firmaarrangementer samt tage mødeminutter.
Det er vigtigt, at en kontorvejleder kender og forstår alle kontorets funktioner og behov. Han eller hun skal være i stand til at videregive disse oplysninger til andre ansatte og forstå, hvor lang tid hver enkelt opgave skal tage. Fordi en kontorvejleder kan blive bedt om at hjælpe ledelsen med at ansætte nye medarbejdere, er det nødvendigt at have en klar idé om de færdigheder, der kræves for at få succes i et bestemt kontormiljø. Det er også nødvendigt at sikre, at jobopgaver ikke duplikeres, og at enhver medarbejder er nødvendig.
På daglig basis skal en vejleder sørge for, at enhver medarbejder opholder sig på opgave og opretholder virksomhedspolitikker for spørgsmål såsom adfærd og påklædningskode. Hvis der opstår problemer mellem medarbejdere eller med klienter eller kunder, skal en vejleder være til rådighed for at hjælpe med at løse problemet. En kontorvejleder har også brug forAt vedligeholde udstyret på kontoret, såsom kopimaskiner eller computere, samt holde styr på forsyninger, der skal bestilles.
Andre opgaver kan omfatte bogføring, regnskabsopgaver, vedligeholdelse af et filsystem, besvarelse af telefoner og modtagelse og afsendelse af kontorpost, blandt andre. Hvert kontor kan kræve en anden kombination af opgaver fra deres tilsynsførende og administrative personale, og en vejleder skal være i stand til at gøre deres job, mens de er en god leder for andre ansatte. Det er vigtigt, at en vejleder kan lytte til de andre medarbejders bekymringer, ideer og forslag, innovere måder at løse problemer og videregive vigtige bekymringer til øvre ledelse.