Hvordan skriver jeg et refusjonsbrev?

Også kjent som en forespørsel om refusjonsbrev, er et refusjonsbrev et dokument som siterer en spesifikk økonomisk situasjon som eksisterer mellom to parter, og identifiserer behovet for at en av disse partene skal motta en refusjon av hele eller deler av et økonomisk bidrag gitt som del av en økonomisk transaksjon. Det faktiske innholdet i brevet kan være noe uformelt, eller det kan være veldig detaljert og formelt, avhengig av omstendighetene rundt transaksjonen. Det er en kjerneliste over elementer som skal adresseres i teksten til brevet, inkludert å gi identifiserende informasjon om transaksjonen i spørsmål, beløpet på den forespurte refusjonen og typen betalingsbetingelser som anses som akseptable.

Med de fleste refusjonsbrevformater er den første oppgaven å identifisere årsaken til refusjonen. For eksempel, hvis et medlem av et helsestudio har tilbudt betaling for et års medlemskap og må flytte for arbeid mot slutten av første kvartal det året, kan han eller hun varsle klubben om denne statusendringen. Forutsatt at vilkårene for medlemskap tillater delvis refusjon av medlemskontingent på grunn av flytting av et medlem, gir disse dataene oppmerksom på at denne spesielle situasjonen er dekket og en slags refusjon skyldes.

I tillegg til å angi årsakene til forespørselen, bør et refusjonsbrev også identifisere det forventede beløpet for refusjonen. Dette gir mottakeren muligheten til å dobbeltsjekke tallene og bestemme om beløpet er riktig. Forutsatt at begge parter tolker bestemmelsene i avtalen mellom dem nøyaktig, hjelper denne høfligheten ganske enkelt til å formidle forståelsen av at alle involverte har samme forventningsnivå.

En tredje nøkkelkomponent i ethvert refusjonsbrev er å identifisere akseptable metoder for å gi refusjon til den anmodende parten. Avsenderen kan be om betaling i form av en sjekk, en kreditt utstedt til en kredittkortkonto eller elektronisk overføring av penger til hans eller hennes bankkonto. Dette hjelper ofte til å fremskynde betalingen, siden det ikke er behov for å gi ytterligere kommunikasjoner for å avgjøre hvordan betalingen skal behandles.

Når refusjonsbrevet er sendt og mottatt, vil mange virksomheter svare med en bekreftelse på forespørselen og en oversikt over når betaling vil refusjonen bli utstedt. Vanligvis vil refusjonsbeløpet bli notert i svaret, noe som gjør det mulig å vite nøyaktig hvor mye som vil bli refundert ved hjelp av en sjekk, kreditt eller overføring av penger. Forutsatt at det forespurte beløpet og det godkjente beløpet er det samme, anses transaksjonen som fullført når betalingen er tilbudt.