Hur skriver jag ett återbetalningsbrev?
Även känd som en begäran om återbetalningsbrev är ett återbetalningsbrev ett dokument som citerar en specifik ekonomisk situation som finns mellan två parter och identifierar behovet av att en av dessa parter får en återbetalning av hela eller delar av ett ekonomiskt bidrag som gjorts som del av en finansiell transaktion. Det faktiska innehållet i brevet kan vara något informellt, eller det kan vara mycket detaljerat och formellt, beroende på omständigheterna kring transaktionen. Det finns en kärnlista över artiklar att adressera i brevet, inklusive tillhandahållande av identifierande information om transaktionen i frågor, beloppet på den begärda ersättningen och vilken typ av betalningsvillkor som anses vara acceptabla.
Med de flesta återbetalningsbrevformat är den första uppgiften att identifiera orsaken till återbetalningen. Till exempel, om en medlem av en hälsoklubb har betalat in ett års medlemskap och måste flytta för arbete mot slutet av det första kvartalet samma år, kan han eller hon meddela klubben om denna statusändring. Förutsatt att villkoren för medlemskap tillåter delvis återbetalning av medlemsavgifter på grund av en medlemmars omlokalisering, tillhandahåller dessa uppgifter hjälper till att notera att denna situation är täckt och någon form av återbetalning beror.
Tillsammans med att ange skälen till begäran bör ett återbetalningsbrev också identifiera det förväntade beloppet för återbetalningen. Detta ger mottagaren möjlighet att dubbelkontrollera siffrorna och bestämma om det beloppet är korrekt. Förutsatt att båda parter tolkar bestämmelserna i avtalet mellan dem exakt, hjälper denna artighet helt enkelt att förmedla förståelsen att alla inblandade har samma förväntningsnivå.
En tredje nyckelkomponent i varje återbetalningsbrev är att identifiera godtagbara metoder för att tillhandahålla den återbetalning till den begärande parten. Avsändaren kan begära betalning i form av en check, en kredit som utfärdats till ett kreditkortskonto eller en elektronisk överföring till hans eller hennes bankkonto. Detta hjälper ofta att påskynda betalningen, eftersom det inte finns något behov att utfärda ytterligare kommunikationer för att avgöra hur betalningen ska behandlas.
När ersättningsbrevet har skickats och mottagits kommer många företag att svara med ett bekräftande av begäran och en översikt över när betalningen kommer ersättningen att utfärdas. Vanligtvis kommer återbetalningsbeloppet att anges i svaret, vilket gör det möjligt att veta exakt hur mycket som kommer att ersättas genom en check, kredit eller överföring av pengar. Förutsatt att det begärda beloppet och det godkända beloppet är desamma, anses transaktionen vara fullständig när betalningen har anbudts ut.