Hvordan skriver jeg et refusionsbrev?
Også kendt som en anmodning om refusionsskriv er et refusionsbrev et dokument, der citerer en specifik økonomisk situation, der findes mellem to parter, og identificerer behovet for, at en af disse parter modtager en refusion af hele eller en del af et økonomisk bidrag, der ydes som del af en finansiel transaktion. Det faktiske indhold af brevet kan være noget uformelt, eller det kan være meget detaljeret og formelt, afhængigt af omstændighederne omkring transaktionen. Der er en kerneliste over elementer, der skal adresseres i brevet, herunder angivelse af identificerende oplysninger om den pågældende transaktion, størrelsen af den anmodede refusion og den type betalingsbetingelser, der anses for acceptabel.
Med de fleste refusionsbrevformater er den første opgave at identificere årsagen til refusionen. For eksempel, hvis et medlem af en sundhedsklub har tilbudt betaling for et års medlemskab og skal flytte til arbejde mod slutningen af første kvartal af det år, kan han eller hun underrette klubben om denne statusændring. Forudsat at vilkårene for medlemskab muliggør delvis tilbagebetaling af medlemskontingent på grund af flytning af et medlem, giver disse data hjælp til at bemærke, at denne særlige situation er dækket, og at der skal betales en slags refusion.
Sammen med angivelse af årsagerne til anmodningen skal et refusionsskriv også identificere det forventede beløb for refusionen. Dette giver modtageren muligheden for at dobbelttjekke tallene og bestemme, om dette beløb er korrekt. Forudsat at begge parter fortolker bestemmelserne i aftalen mellem dem nøjagtigt, hjælper denne høflighed ganske enkelt med at formidle forståelsen for, at alle involverede har samme forventningsniveau.
En tredje nøglekomponent i ethvert refusionsbrev er at identificere acceptable metoder til at yde denne refusion til den anmodende part. Afsenderen kan anmode om betaling i form af en check, en kredit udstedt til en kreditkortkonto eller en elektronisk pengeoverførsel til hans eller hendes bankkonto. Dette hjælper ofte med til at fremskynde betalingen, da der ikke er behov for at udsende yderligere meddelelser for at bestemme, hvordan betalingen skal behandles.
Når refusionsbrevet er sendt og modtaget, vil mange virksomheder svare med en anerkendelse af anmodningen og en oversigt over, hvornår betaling af refusionen vil blive udstedt. Typisk vil størrelsen af refusionen blive noteret i svaret, hvilket gør det muligt at vide nøjagtigt, hvor meget der vil blive refunderet ved hjælp af en check, kredit eller pengeoverførsel. Forudsat at det anmodede beløb og det godkendte beløb er det samme, betragtes transaktionen som fuldført, når betalingen er budd.