Jak napisać list refundacyjny?

Zwane również pismem o zwrocie kosztów, pismo o zwrocie kosztów to dokument, który przytacza szczególną sytuację finansową istniejącą między dwiema stronami i identyfikuje potrzebę otrzymania przez jedną z tych stron zwrotu całości lub części wkładu finansowego wniesionego jako część transakcji finansowej. Rzeczywista treść listu może być nieco nieformalna lub może być bardzo szczegółowa i formalna, w zależności od okoliczności otaczających transakcję. W tekście pisma znajduje się podstawowa lista pozycji, w tym informacje identyfikujące transakcję w pytaniach, kwota żądanego zwrotu oraz rodzaj warunków płatności, które uznaje się za dopuszczalne.

W przypadku większości formatów listów refundacyjnych pierwszym zadaniem jest zidentyfikowanie przyczyny zwrotu. Na przykład, jeśli członek klubu zdrowia złożył wniosek o płatność za roczne członkostwo i musi przenieść się do pracy pod koniec pierwszego kwartału tego roku, może powiadomić klub o tej zmianie statusu. Zakładając, że warunki członkostwa pozwalają na częściowy zwrot składek członkowskich w związku z relokacją członka, podanie tych danych pomaga zauważyć, że ta szczególna sytuacja jest objęta ubezpieczeniem i że należy się jakiś zwrot.

Oprócz uzasadnienia wniosku list refundacyjny powinien również określać przewidywaną kwotę zwrotu. Umożliwia to odbiorcy dwukrotne sprawdzenie liczb i ustalenie, czy ta kwota jest poprawna. Zakładając, że obie strony dokładnie interpretują postanowienia umowy między nimi, ta uprzejmość po prostu pomaga zrozumieć, że wszyscy zaangażowani mają takie same oczekiwania.

Trzecim kluczowym elementem każdego listu zwrotnego jest określenie akceptowalnych metod zapewnienia zwrotu kosztów stronie wnioskującej. Nadawca może zażądać płatności w formie czeku, kredytu wydanego na rachunek karty kredytowej lub elektronicznego przelewu środków na jego rachunek bankowy. Często pomaga to przyspieszyć płatność, ponieważ nie ma potrzeby wydawania dodatkowej komunikacji w celu ustalenia, w jaki sposób należy przetworzyć płatność.

Po wysłaniu i otrzymaniu listu zwrotnego wiele firm odpowie potwierdzeniem wniosku i informacją, kiedy płatność zostanie zwrócona. Zazwyczaj kwota zwrotu zostanie odnotowana w odpowiedzi, co pozwoli dokładnie wiedzieć, ile zostanie zwrócone w postaci czeku, kredytu lub transferu środków. Zakładając, że żądana kwota i zatwierdzona kwota są takie same, transakcja jest uważana za zakończoną po złożeniu oferty.