Jakie są najlepsze wskazówki dla kontrolera zapasów?
Kontroler zapasów zarządza towarami lub zapasami firmy, a także surowcami. Ta pozycja ma wpływ na wynik finansowy firmy, ponieważ niedobór lub nadwyżka, lub w dowolnym momencie kradzież lub utrata zapasów, zwykle skutkuje utratą zysków organizacyjnych. Powinien stosować skuteczne praktyki bezpieczeństwa, które zniechęcają intruzów wewnętrznych i zewnętrznych do kradzieży. Po otrzymaniu produktów magazynowych kontroler zapasów powinien również sprawdzić pudełka pod kątem uszkodzeń, zachować uszkodzone przedmioty i sprawdzić, czy wszystkie zamówione produkty zostały odebrane. Administratorzy zapasów powinni stosować pewien rodzaj planu do zarządzania towarami, ale stosowane podejście zależy od wielkości i potrzeb firmy.
Bez względu na to, jakie praktyki bezpieczeństwa wdraża kontroler zapasów, należy je omówić z każdym pracownikiem organizacji. Wszystkie elementy zapasów powinny być dostarczane do bezpiecznych miejsc monitorowanych przez systemy nadzoru. Sklepy detaliczne często uważają, że korzystne jest wysyłanie pracowników przez szkolenia, aby nauczyć ich, jak identyfikować złodziei sklepowych. Administratorzy zapasów powinni upewnić się, że istnieją odpowiednie numery interwencyjne i metody raportowania, aby umożliwić zgłaszanie skarg pracownikom w przypadku podejrzenia wewnętrznego oszustwa związanego z zapasami.
Przy odbiorze przedmiotów magazynowych powinien być obecny kontroler zapasów, aby sprawdzić, czy każdy zamówiony przedmiot został odebrany. Przed podpisaniem dowodu dostawy osoba powinna spisać wszelkie uszkodzone elementy; zapewnia to, że dostawca jest powiadamiany o przedmiotach, które zostały uszkodzone podczas dostawy. Po otrzymaniu upoważnienia do odesłania uszkodzonych przedmiotów, należy je natychmiast zwrócić. Im szybciej przedmioty zostaną zwrócone, tym szybciej zostaną one w większości wymienione. Uszkodzonych przedmiotów nie należy przechowywać w miejscach, w których zostaną zapomniane; po tak długim czasie ich zwrócenie może nie być możliwe.
Aby przedmioty magazynowe pozostały w dobrym stanie, powinny być przechowywane w budynkach o kontrolowanej temperaturze. Pomaga to przedmiotom nie ulec pogorszeniu lub zanieczyszczeniu, co pomaga utrzymać stabilny poziom zapasów. Wahania temperatury mogą również powodować uszkodzenie części, które mogą następnie znaleźć drogę do procesu produkcyjnego.
Istnieje wiele różnych podejść do zarządzania zapasami, a najlepszy system zależy od wielkości i potrzeb firmy. Podejście gałki ocznej jest często stosowane przez kontrolerów zapasów, którzy nie muszą prowadzić dokładnej ewidencji liczbowej przedmiotów zapasów. Za każdym razem, gdy stosowane jest to podejście, faktyczna liczba elementów zapasów powinna odbywać się co najmniej dwa razy w roku. Gdy kontroler zapasów jest odpowiedzialny za prowadzenie dokładnych, numerycznych rejestrów zapasów magazynowych, co jest powszechne w dużych przedsiębiorstwach, skomputeryzowany system zarządzania zapasami jest często najlepszym systemem.