O que é uma secretária eletrônica?

Uma secretária eletrônica é um dispositivo eletrônico projetado para interceptar chamadas recebidas de um telefone fixo e gravar mensagens da pessoa que tenta entrar em contato com o proprietário do telefone. Uma secretária eletrônica atenderá uma chamada após um certo número de anéis e, em seguida, reproduzirá uma mensagem pré-gravada para a pessoa que chama. Geralmente, há um bipe distinto após o término da mensagem, indicando que o chamador pode começar a gravar uma mensagem para o proprietário da secretária eletrônica. As primeiras máquinas de resposta disponíveis comercialmente usavam cassetes de áudio, geralmente em pares, para armazenar uma saudação do proprietário e registrar qualquer mensagem recebida, embora a maioria das máquinas tenha começado a usar dispositivos de armazenamento digital como tecnologia avançada. A diferença entre uma secretária eletrônica e correio de voz é que a máquina precisa estar dentro de uma certa proximidade física com a localização de um telefone ou conector telefônico para funcionar, enquanto o correio de voz geralmente é o software fornecido por um host independente do proprietário TELephone. Essas máquinas se basearam em retroceder fisicamente e tocar as fitas para fornecer a saudação para uma chamada recebida e gravar mensagens. A tecnologia funcionou bem, mas era propensa a acidentes que poderiam destruir mensagens ou tornar a máquina inutilizável até que alguém atendesse ao problema. A maioria dos problemas assumiu a forma de as cassetes serem pegas no mecanismo de gravação e quebrando ou bloqueando as engrenagens que giravam a fita.

Os avanços na tecnologia de computadores viram a introdução de máquinas de resposta que usavam memória digital para armazenar a saudação e as mensagens. Esse foi um método muito mais confiável de gravar mensagens, embora as versões iniciais tenham sido prejudicadas por ter muito pouco espaço de armazenamento, limitando a quantidade de dados que poderiam ser armazenados. Quando compuTers se tornou mais prevalente, foi desenvolvido um software que permitiria que um computador atuasse como uma secretária eletrônica quando a linha telefônica estava conectada ao modem, embora isso significasse que o computador precisava ser deixado o tempo todo.

Além das tarefas básicas de atender chamadas e gravar mensagens, as máquinas de atendimento começaram a integrar funções mais convenientes à medida que cresciam em popularidade. Recursos como permitir que o proprietário verifique as mensagens remotamente de qualquer telefone ou até mesmo forneça caixas de correio digitais separadas, comecem a se tornar mais comuns. Muitos telefones vêm com uma secretária eletrônica construída diretamente na base. Uma secretária eletrônica avançada pode se integrar com serviços telefônicos básicos, como identificação de chamadas e chamada esperando para fornecer um gerenciamento mais abrangente de chamadas quando o proprietário estiver ausente.