O que é uma secretária eletrônica?
Uma secretária eletrônica é um dispositivo eletrônico projetado para interceptar chamadas recebidas de um telefone fixo e gravar mensagens da pessoa que está tentando entrar em contato com o proprietário do telefone. Uma secretária eletrônica atende uma chamada após um certo número de toques e reproduz uma mensagem pré-gravada para a pessoa que está ligando. Geralmente, há um sinal sonoro distinto após o término da mensagem, indicando que o chamador pode começar a gravar uma mensagem para o proprietário da secretária eletrônica. As primeiras secretárias eletrônicas disponíveis comercialmente usavam fitas de áudio, geralmente em pares, para armazenar uma saudação do proprietário e gravar as mensagens recebidas, embora a maioria das máquinas tenha começado a usar dispositivos de armazenamento digital conforme a tecnologia avançada. A diferença entre uma secretária eletrônica e o correio de voz é que a máquina precisa estar dentro de uma certa proximidade física do local de um telefone ou tomada de telefone para funcionar, enquanto o correio de voz geralmente é um software fornecido por um host independente do telefone do proprietário.
As primeiras secretárias eletrônicas eram dispositivos analógicos que usavam fitas de áudio para todas as funções de gravação e reprodução. Essas máquinas contavam com rebobinar fisicamente e tocar as fitas para fornecer a saudação para uma chamada e gravar mensagens. A tecnologia funcionou bem, mas estava sujeita a acidentes que poderiam destruir mensagens ou tornar a máquina inutilizável até que alguém atendesse ao problema. A maioria dos problemas assumiu a forma de as fitas serem presas no mecanismo de gravação e quebrarem ou travarem as engrenagens que giravam a fita.
Os avanços na tecnologia de computadores viram a introdução de secretárias eletrônicas que usavam memória digital para armazenar tanto a saudação quanto as mensagens. Esse era um método muito mais confiável de registrar mensagens, embora as versões anteriores fossem prejudicadas por ter muito pouco espaço de armazenamento, limitando a quantidade de dados que poderiam ser armazenados. Quando os computadores se tornaram mais predominantes, foi desenvolvido um software que permitiria que o computador funcionasse como atendedor de chamadas quando a linha telefônica estivesse conectada ao modem, embora isso significasse que o computador precisava permanecer sempre ligado.
Além das tarefas básicas de atender chamadas e gravar mensagens, as secretárias eletrônicas começaram a integrar funções mais convenientes à medida que cresciam em popularidade. Recursos como permitir que o proprietário verifique as mensagens remotamente a partir de qualquer telefone ou até mesmo fornecer caixas de correio digitais separadas, começaram a se tornar mais comuns. Muitos telefones ainda vêm com uma secretária eletrônica embutida diretamente na base. Uma secretária eletrônica avançada pode se integrar a serviços telefônicos básicos, como identificação de chamadas e espera de chamadas, para fornecer um gerenciamento mais abrangente das chamadas quando o proprietário estiver ausente.