Co je to Virtual Office Assistant?

Virtuální kancelářský asistent je někdo, kdo poskytuje všechny služby kancelářského asistenta, ale je fyzicky umístěn jinde. Díky počítačové síti, webovým kamerám a konferenčním telefonním hovorům je nyní možné, aby zaměstnanci pracovali na mnoha jiných místech, aniž by to mělo dopad na vztahy se zákazníky. Rozhodování o tom, že bude mít asistent virtuální kanceláře, je velké a je třeba zvážit tři položky: požadované dovednosti, spolehlivost a monitorování.

Udělejte si seznam úkolů, které bude dokončovat asistent úřadu. Mezi typické úkoly patří vedení kancelářské korespondence, směrování a směrování telefonních hovorů, odpovídání na e-maily, zadávání základních účetních údajů a firemní korespondence. Prozkoumejte dostupné softwarové programy a nástroje, které umožní provádět tento typ práce z jiného místa.

Asistenti kanceláře mají obvykle titul v oboru podnikání nebo managementu. Hledejte někoho, kdo je velmi dobrý s technologií, je motivovaný a schopen samostatně myslet. Tato osoba by se měla zajímat o nové věci a pohodlně pracovat samostatně.

Asistent kanceláře je ústředním prvkem organizace jakéhokoli podnikání. Schopnost spolehlivě přiřadit úkoly je pro hladký každodenní provoz zásadní. Spolehlivost je kritická a je zvláště důležitá, když osoba pracuje z jiného místa.

Při použití asistenta virtuální kanceláře se stává důležitější schopnost sledovat produktivitu. Podívejte se na jiný software, který je k dispozici ke sledování doby přístupu k počítačové síti, délky připojení a množství přenášených dat. Následně se zákazníky a prodejci zjistěte, zda jsou telefonní hovory profesionálně spravovány efektivním způsobem.

Sledování produktivity je v nejlepším zájmu zaměstnance a zaměstnavatele na dálkové pracovní ujednání. Odstraňuje veškeré dotazy a obavy týkající se kvality poskytovaných služeb. Je velmi důležité informovat všechny uchazeče o zaměstnání, že v této pozici budou použity nástroje pro sledování produktivity.

Roste počet telekomunikačních firem, které poskytují služby virtuální kancelářské pomoci. Tyto společnosti mají seznam kvalifikovaných pracovníků a střídají práci v rámci této skupiny, aby zajistily úplné pokrytí. Zodpovídají za řízení produktivity zaměstnanců a za všechny monitorovací činnosti. Vstup do virtuálního uspořádání může krátkodobě i dlouhodobě ušetřit kancelářské prostory společnosti, hardware a podporu. Zájem o toto uspořádání práce roste a je skvělým způsobem, jak zkrátit dobu dojíždění, zvýšit produktivitu práce a zvýšit flexibilitu zaměstnanců.