Hvad er en virtuel kontorassistent?

En virtuel kontorassistent er en, der leverer alle tjenester fra en kontorassistent, men fysisk er placeret et andet sted. Med computernetværk, webkameraer og telefonkonference er det nu muligt for personale at arbejde på en lang række andre steder uden indflydelse på kundeforholdet. At tage beslutningen om at have en virtuel kontorassistent er en stor en, og der er tre elementer, der skal overvejes: krævede kompetencer, pålidelighed og overvågning.

Lav en liste over de opgaver, der vil blive afsluttet af kontorassistenten. Typiske opgaver inkluderer administrering af kontorkorrespondance, fielding og dirigering af telefonopkald, besvarelse af e-mails, grundlæggende regnskabsdataindtastning og firmakorrespondance. Udforsk de tilgængelige softwareprogrammer og værktøjer, der gør det muligt for denne type arbejde at blive udført fra et andet sted.

Kontorassistenter har typisk en grad i forretning eller ledelse. Se efter nogen, der er meget god med teknologi, selvmotiveret og i stand til at tænke selvstændigt. Denne person skal have en interesse i at lære nye ting og er komfortabel med at arbejde uafhængigt.

En kontorassistent er central for organisationen af ​​enhver virksomhed. Evnen til at tildele opgaver med selvtillid er afgørende for, at den daglige drift kan udføres. Pålidelighed er kritisk og er især vigtig, når personen arbejder fra et andet sted.

Når du bruger en virtuel kontorassistent, bliver muligheden for at overvåge produktiviteten vigtigere. Se på den tilgængelige forskellige software til at spore computernetværksadgangstider, længden på forbindelsen og mængden af ​​transmitterede data. Opfølgning med kunder og leverandører for at afgøre, om telefonopkald professionelt styres på en effektiv måde.

Overvågning af produktivitet er i medarbejdernes og arbejdsgiverens interesse i en ekstern arbejdsordning. Det fjerner alle spørgsmål og bekymringer vedrørende kvaliteten af ​​de leverede tjenester. Det er meget vigtigt at informere alle jobkandidater om, at produktivitetsovervågningsværktøjer vil blive brugt i denne position.

Der er et voksende antal telekommunikationsfirmaer, der leverer virtuelle kontorassistenttjenester. Disse virksomheder har en liste med kvalificeret personale, og de roterer arbejdet inden for denne gruppe for at sikre fuld dækning. De er ansvarlige for styring af medarbejdernes produktivitet og for alle overvågningsaktiviteter. At indgå i et virtuelt arrangement kan spare virksomheds kontorlokaler, hardware og supportomkostninger på både kort og lang sigt. Interessen for denne type arbejdsarrangement vokser og er en fantastisk måde at reducere pendlingstiden, øge arbejdsproduktiviteten og forbedre medarbejdernes fleksibilitet.