Wat is een Virtual Office-assistent?

Een virtuele kantoorassistent is iemand die alle diensten van een kantoorassistent levert, maar zich fysiek elders bevindt. Met computernetwerken, webcamera's en telefonische vergaderingen kunnen medewerkers nu op een groot aantal andere locaties werken, zonder impact op klantrelaties. Het nemen van de beslissing om een ​​virtuele kantoorassistent te hebben is een grote en er zijn drie punten waarmee rekening moet worden gehouden: vereiste vaardigheden, betrouwbaarheid en monitoring.

Maak een lijst van de taken die door de kantoorassistent worden voltooid. Typische taken zijn het beheren van kantoorcorrespondentie, het afhandelen en doorschakelen van telefoongesprekken, het beantwoorden van e-mails, het invoeren van elementaire boekhoudgegevens en bedrijfscorrespondentie. Ontdek de beschikbare softwareprogramma's en -hulpmiddelen om dit soort werk vanaf een andere locatie te laten uitvoeren.

Kantoormedewerkers hebben meestal een diploma in bedrijf of management. Zoek iemand die heel goed is in technologie, zelfgemotiveerd is en in staat is om onafhankelijk te denken. Deze persoon moet geïnteresseerd zijn in het leren van nieuwe dingen en kan comfortabel zelfstandig werken.

Een kantoorassistent staat centraal in de organisatie van elk bedrijf. De mogelijkheid om taken met vertrouwen toe te wijzen is van cruciaal belang voor een soepele dagelijkse operatie. Betrouwbaarheid is van cruciaal belang en is vooral belangrijk wanneer de persoon vanaf een andere locatie werkt.

Wanneer u een virtuele kantoorassistent gebruikt, wordt de mogelijkheid om de productiviteit te controleren belangrijker. Bekijk de verschillende beschikbare software om de toegangstijden van het computernetwerk, de verbindingsduur en de hoeveelheid verzonden gegevens bij te houden. Neem contact op met klanten en leveranciers om te bepalen of telefoongesprekken professioneel op een efficiënte manier worden beheerd.

Het monitoren van de productiviteit is in het belang van de werknemer en de werkgever bij een regeling op afstand. Het verwijdert alle vragen en zorgen met betrekking tot de kwaliteit van de geleverde diensten. Het is heel belangrijk om alle vacatures te informeren dat hulpmiddelen voor productiviteitsbewaking in deze functie zullen worden gebruikt.

Er is een groeiend aantal telewerkende bedrijven die virtuele kantoorassistentdiensten bieden. Deze bedrijven hebben een selectie van gekwalificeerd personeel en ze roteren het werk binnen deze groep om volledige dekking te garanderen. Ze zijn verantwoordelijk voor het beheer van de productiviteit van werknemers en voor alle monitoringactiviteiten. Het aangaan van een virtuele regeling kan de bedrijfskantoorruimte, hardware en ondersteuningskosten op zowel korte als lange termijn besparen. De belangstelling voor dit soort werkarrangementen groeit en is een geweldige manier om de reistijd te verminderen, de werkproductiviteit te vergroten en de flexibiliteit van werknemers te verbeteren.