Hva er en virtuell kontorassistent?
En virtuell kontorassistent er noen som leverer alle tjenestene til en kontorassistent, men fysisk er lokalisert et annet sted. Med datanettverk, webkameraer og telefonsamtaler, er det nå mulig for ansatte å jobbe på en lang rekke andre steder, uten innvirkning på kundeforholdet. Å ta avgjørelsen om å ha en virtuell kontorassistent er en stor en, og det er tre elementer som må vurderes: ferdighetssett som kreves, pålitelighet og overvåking.
Lag en liste over oppgavene som skal fullføres av kontorassistenten. Typiske oppgaver inkluderer administrering av kontorkorrespondanse, felting og dirigering av telefonsamtaler, besvarelse av e-postmeldinger, grunnleggende regnskapsdataoppføring og firmakorrespondanse. Utforsk programmene og verktøyene som er tilgjengelige for å la denne typen arbeid gjøres fra et annet sted.
Kontorassistenter har vanligvis en grad i virksomhet eller ledelse. Se etter noen som er veldig flinke med teknologi, selvmotiverte og i stand til å tenke selvstendig. Denne personen skal ha interesse av å lære nye ting og være komfortabel med å jobbe selvstendig.
En kontorassistent er sentral i organisasjonen av enhver virksomhet. Evnen til å tildele oppgaver med selvtillit er avgjørende for å få den daglige driften. Pålitelighet er kritisk og er spesielt viktig når personen jobber fra et annet sted.
Når du bruker en virtuell kontorassistent, blir muligheten til å overvåke produktiviteten viktigere. Se på den forskjellige programvaren som er tilgjengelig for å spore datanettverkstilgangstider, tilkoblingslengde og mengde data som er overført. Følg opp med kunder og leverandører for å finne ut om telefonsamtaler administreres profesjonelt på en effektiv måte.
Overvåking av produktivitet er til beste for den ansatte og arbeidsgiveren i et eksternt arbeidsopplegg. Den fjerner alle spørsmål og bekymringer angående kvaliteten på tjenestene som tilbys. Det er veldig viktig å informere alle jobbkandidater om at verktøy for produktivitetsovervåking vil bli brukt i denne stillingen.
Det er et økende antall telekommunikasjonsfirmaer som tilbyr virtuelle kontorassistenttjenester. Disse selskapene har en liste over kvalifiserte medarbeidere, og de roterer arbeidet i denne gruppen for å sikre full dekning. De er ansvarlige for styring av ansattes produktivitet og for alle overvåkningsaktiviteter. Å inngå et virtuelt arrangement kan spare bedriftens kontorlokaler, maskinvare og supportkostnader på både kort og lang sikt. Interessen for denne typen arbeidsopplegg vokser og er en flott måte å redusere pendlingstiden, forbedre arbeidsproduktiviteten og forbedre de ansattes fleksibilitet.