¿Qué es un asistente de oficina virtual?
Un asistente de oficina virtual es alguien que brinda todos los servicios de un asistente de oficina, pero está físicamente ubicado en otro lugar. Con las redes de computadoras, cámaras web y llamadas telefónicas de conferencia, ahora es posible que el personal trabaje en una amplia gama de otras ubicaciones, sin impacto en las relaciones con los clientes. Tomar la decisión de tener un asistente de oficina virtual es importante, y hay tres elementos que deben considerarse: se requieren conjuntos de habilidades, confiabilidad y monitoreo.
Haga una lista de las tareas que completará el asistente de oficina. Las tareas típicas incluyen administrar la correspondencia de la oficina, responder y dirigir llamadas telefónicas, responder correos electrónicos, ingresar datos contables básicos y la correspondencia de la compañía. Explore los programas y herramientas de software disponibles para permitir que este tipo de trabajo se realice desde otra ubicación.
Los asistentes de oficina suelen tener un título en negocios o administración. Busque a alguien que sea muy bueno con la tecnología, auto motivado y capaz de pensar de manera independiente. Esta persona debería estar interesada en aprender cosas nuevas y sentirse cómoda trabajando independientemente.
Un asistente de oficina es fundamental para la organización de cualquier negocio. La capacidad de asignar tareas con confianza es crítica para facilitar las operaciones diarias. La confiabilidad es crítica y es especialmente importante cuando la persona está trabajando desde otro lugar.
Cuando se utiliza un asistente de oficina virtual, la capacidad de monitorear la productividad se vuelve más importante. Observe los diferentes programas disponibles para rastrear los tiempos de acceso a la red de computadoras, la duración de la conexión y la cantidad de datos transmitidos. Haga un seguimiento con clientes y proveedores para determinar si las llamadas telefónicas se administran profesionalmente de manera eficiente.
El monitoreo de la productividad es lo mejor para el empleado y el empleador en un acuerdo de trabajo remoto. Elimina todas las preguntas y preocupaciones relacionadas con la calidad de los servicios prestados. Es muy importante informar a todos los candidatos que las herramientas de monitoreo de productividad se utilizarán en este puesto.
Hay un número creciente de empresas de teletrabajo que brindan servicios de asistente de oficina virtual. Estas compañías tienen una lista de personal calificado y rotan el trabajo dentro de este grupo para garantizar una cobertura completa. Son responsables de la gestión de la productividad de los empleados y de todas las actividades de monitoreo. Entrar en un acuerdo virtual puede ahorrar espacio en la oficina de la compañía, hardware y costos de soporte tanto a corto como a largo plazo. El interés en este tipo de acuerdo de trabajo está creciendo y es una excelente manera de reducir el tiempo de viaje, mejorar la productividad del trabajo y mejorar la flexibilidad de los empleados.