Qu'est-ce qu'un assistant de bureau virtuel?
Un assistant de bureau virtuel est une personne qui fournit tous les services d'un assistant de bureau, mais qui est physiquement situé ailleurs. Grâce aux réseaux informatiques, aux caméras Web et aux appels de téléconférence, il est désormais possible pour le personnel de travailler dans de nombreux autres sites, sans incidence sur les relations avec la clientèle. Prendre la décision d'avoir un assistant de bureau virtuel est une décision importante, et trois éléments doivent être pris en compte: les compétences requises, la fiabilité et la surveillance.
Faites une liste des tâches qui seront effectuées par l’assistant de bureau. Les tâches typiques comprennent la gestion de la correspondance au bureau, la mise en place et la gestion des appels téléphoniques, la réponse aux e-mails, la saisie des données comptables de base et la correspondance de l'entreprise. Explorez les logiciels et les outils disponibles pour permettre à ce type de travail d'être effectué à partir d'un autre endroit.
Les assistants de bureau ont généralement un diplôme en commerce ou en gestion. Cherchez quelqu'un qui est très bon avec la technologie, motivé et capable de penser de façon autonome. Cette personne devrait être intéressée à apprendre de nouvelles choses et est à l'aise pour travailler de manière autonome.
Un assistant de bureau est au centre de l'organisation de toute entreprise. La capacité d’assigner des tâches en toute confiance est essentielle au bon déroulement des opérations quotidiennes. La fiabilité est essentielle et particulièrement importante lorsque la personne travaille à partir d'un autre endroit.
Lorsque vous utilisez un assistant de bureau virtuel, la capacité de surveiller la productivité devient plus importante. Examinez les différents logiciels disponibles pour suivre les temps d’accès au réseau informatique, la durée de la connexion et la quantité de données transmises. Faites un suivi auprès des clients et des fournisseurs pour déterminer si les appels téléphoniques sont gérés de manière professionnelle et efficace.
Le contrôle de la productivité est dans l’intérêt supérieur de l’employé et de l’employeur dans le cadre d’un arrangement de travail à distance. Il supprime toutes les questions et préoccupations concernant la qualité des services fournis. Il est très important d'informer tous les candidats à l'emploi que des outils de contrôle de la productivité seront utilisés dans ce poste.
Un nombre croissant d'entreprises de télétravail fournissent des services d'assistant de bureau virtuel. Ces entreprises ont une liste de personnel qualifié et elles effectuent une rotation des tâches au sein de ce groupe pour assurer une couverture complète. Ils sont responsables de la gestion de la productivité des employés et de toutes les activités de surveillance. En concluant un arrangement virtuel, vous pouvez économiser de l’espace, du matériel et des coûts de support, à court et à long terme. L’intérêt pour ce type d’arrangement de travail est en train de grandir et constitue un excellent moyen de réduire les temps de trajet, d’augmenter la productivité du travail et d’améliorer la flexibilité des employés.