Co dělá Docket Clerk?

Ve většině jurisdikcích je vše, co se děje v soudním řízení, zaznamenáno na tzv. Docket listu. Každý soud má zpravidla osobu, která je odpovědná za zadávání informací do doku listu pro každý případ. Úředník do doku, jak je volán, bude mít v rámci soudní kanceláře obecně řadu administrativních povinností, jejichž zásadou je udržování listů doku v rámci každého spisu a případně i počítačového systému soudu.

Zaměstnanci, kteří pracují v soudní kanceláři, se mohou do určité míry lišit podle jurisdikce; ve většině soudních kanceláří je však několik klíčových zaměstnanců. Většina soudů má soudního vykonavatele, jehož úkolem je udržovat pořádek u soudu, soudní referent, který řízení zaznamenává, a úředník do doku, který vede soudní spisy. V závislosti na velikosti soudu může soudní úředník vykonávat také další sekretářské povinnosti, nebo se může soustředit pouze na údržbu spisů.

Po otevření soudního řízení musí být vytvořen fyzický soubor, který bude sledovat veškerá podání v daném případě. Na mnoha soudech je také elektronický soubor vytvořen v počítačovém systému soudu. Jedním z prvních dokumentů umístěných do souboru bude list doku. List doku je prostě kus papíru, který umožňuje uchovávat záznam o všem, co se děje v případě a datu, kdy k němu došlo.

Je-li písemnost podána v soudním řízení, musí strana, která podala podnět, obecně podat žádost úředníkovi do doku. Úředník do doku poté dokument opatří razítkem s datem a časem, kdy byl podán. Původní dokument může být poté vložen přímo do spisu nebo předán soudci k přezkoumání v závislosti na tom, co je podáno. Může být také nutné provést zápis do počítačového záznamového systému soudu.

Kromě sledování dokumentů uložených ve věci může list doku mentu obsahovat také shrnutí soudních řízení. Například, pokud se uskuteční počáteční slyšení nebo slyšení v přípravném řízení, bude list doku mentu obsahovat základní shrnutí toho, co se při slyšení stalo. Úředník do doku je odpovědný za vložení souhrnu řízení pokaždé, když je věc před soudem. Po ukončení případu bude za řádné uzavření spisu odpovědný vedoucí úředníka.