¿Qué hace un empleado de Docket?
En la mayoría de las jurisdicciones, todo lo que sucede en un caso judicial se registra en lo que se conoce como la hoja de expediente. Como regla general, cada tribunal tiene una persona responsable de ingresar información en la hoja de expediente de cada caso. El secretario del expediente, como se le llama, generalmente tendrá una variedad de deberes administrativos dentro de la oficina del tribunal, cuyo principio es mantener las hojas del expediente dentro de cada archivo del caso, así como en el sistema informático del tribunal, si corresponde.
Los empleados que trabajan en una oficina de la corte pueden variar un poco según la jurisdicción; sin embargo, se encuentran algunos empleados clave en la mayoría de las oficinas judiciales. La mayoría de las cortes tienen un alguacil, cuyo trabajo es mantener el orden en la corte, un reportero de la corte que registra los procedimientos y un secretario que mantiene los archivos de la corte. Dependiendo del tamaño de la corte, el secretario del expediente también puede realizar otras tareas de secretaría, o puede centrarse solo en el mantenimiento de los archivos.
Cuando se abre un caso judicial, se debe crear un archivo físico para realizar un seguimiento de todas las presentaciones del caso. En muchos tribunales, también se crea un archivo electrónico en el sistema informático del tribunal. Uno de los primeros documentos colocados en el archivo será una hoja de expediente. La hoja de expediente es simplemente una hoja de papel que permite mantener un registro de todo lo que sucede en el caso y la fecha en que sucedió.
Cuando se presenta un alegato en un caso judicial, la parte iniciadora generalmente debe presentar el alegato al secretario del expediente. El secretario del expediente luego sellará el documento con la fecha y hora en que fue archivado. El documento original se puede colocar directamente en el archivo o pasar al juez para su revisión, dependiendo de cuál sea la declaración presentada. Una entrada de la presentación también puede necesitar hacerse en el sistema de registro computarizado de la corte.
Además de realizar un seguimiento de los documentos presentados en un caso, una hoja de expediente también puede incluir un resumen de los procedimientos judiciales. Por ejemplo, si se lleva a cabo una audiencia inicial o una audiencia previa al juicio, la hoja del expediente indicaría un resumen básico de lo que sucedió en la audiencia. El secretario del expediente es responsable de ingresar un resumen de los procedimientos cada vez que el caso se presente ante el tribunal. Cuando el caso termina, el secretario del expediente será responsable de cerrar correctamente el archivo.