¿Qué hace un empleado de expediente?
En la mayoría de las jurisdicciones, todo lo que sucede en un caso judicial se registra en lo que se conoce como la hoja de expediente. Como regla general, cada tribunal tiene una persona responsable de ingresar información sobre la hoja de expediente para cada caso. El secretario del expediente, como se le llama, generalmente tendrá una variedad de deberes administrativos dentro de la oficina del tribunal, cuyo principio es mantener las hojas de expediente dentro de cada archivo de caso, así como en el sistema informático de la corte, si corresponde. Sin embargo, se encuentran algunos empleados clave en la mayoría de las oficinas judiciales. La mayoría de los tribunales tienen un alguacil, cuyo trabajo es mantener la orden en el tribunal, un reportero de la corte que registra los procedimientos y un empleado de expediente que mantiene los archivos de la corte. Dependiendo del tamaño de la corte, el empleado de expediente también puede realizar otras tareas de secretaría, o puede centrarse solo en el mantenimiento de los archivos.
Cuando se abre un caso judicial, un archivo físicodebe crearse para realizar un seguimiento de todas las presentaciones en el caso. En muchos tribunales, también se crea un archivo electrónico en el sistema informático de la corte. Uno de los primeros documentos colocados en el archivo será una hoja de expediente. La hoja de expediente es simplemente un pedazo de papel que permite que se mantenga un registro de todo lo que sucede en el caso y la fecha en que sucedió.
Cuando se presenta un alegato en un caso judicial, la parte iniciada generalmente debe presentar el alegato al empleado del expediente. El Secretario del expediente luego sellará el documento con la fecha y hora en que se presentó. El documento original puede colocarse directamente en el archivo o transmitirse al juez para su revisión, dependiendo de cuál sea el alegato presentado. También es posible que deba hacer una entrada de la presentación en el sistema de registro computarizado de la corte.
Además de realizar un seguimiento de los documentos presentados en un caso, una hoja de expediente también puede incluir un veranoAry de procedimientos judiciales. Por ejemplo, si se realiza una audiencia inicial o audiencia previa al juicio, la hoja de expediente indicaría un resumen básico de lo que sucedió en la audiencia. El secretario de expediente es responsable de ingresar un resumen de los procedimientos cada vez que el caso está ante el tribunal. Cuando el caso termine, el empleado de expediente será responsable de cerrar correctamente el archivo.