Co dělá koordinátor kontroly dokumentů?

Koordinátor kontroly dokumentů odpovídá za jakýkoli typ dokumentace, kterou může společnost použít k provádění obchodních operací. Obvykle to zahrnuje obrázky a schémata, počítačové záznamy a písemné doklady. Tento koordinátor může zřídit dokumentační systém a obvykle jej bude spravovat a řídit. Může být rovněž odpovědný za vytváření postupů pro používání systému a pravděpodobně pomůže ostatním efektivně využívat postupy. Koordinátor kontroly dokumentů je zásadní pro úspěch výrobních oddělení, protože odpovídá za sledování změn a vylepšení projektů.

Druhy dokumentů, které bude koordinátor muset sledovat a ukládat, se budou lišit v jednotlivých odvětvích. V závislosti na typu podnikání, ve kterém pracuje, koordinátor pro kontrolu dokumentů vyvine a implementuje systém pro ukládání a získávání veškeré potřebné dokumentace. Může shromažďovat a sledovat papírové soubory, umělecká díla a plány. Může být také zodpovědný za kontrolu fakturace a dalších papírování, které se vztahují k určitému projektu v rámci společnosti. Systém může být celofiremní, v takovém případě bude koordinátor zapojen několik různých oddělení v závislosti na typu dokumentace.

V každém obchodním projektu, který zahrnuje vedení záznamů, se do vytváření a šíření informací zapojí několik oddělení a zaměstnanců. Koordinátor kontroly dokumentů bude řídit veškeré úsilí o shromažďování a kontrolu této množství informací a veškerých průvodních papírů nebo počítačových souborů. Díky tomu bude efektivní komunikace s ostatními odděleními a externími organizacemi životně důležitá pro každého v této profesi.

Dokumenty, na které musí koordinátor dohlížet, mohou pocházet od interních oddělení společnosti nebo od externích dodavatelů a zákazníků. Často musí ověřovat informace u několika různých orgánů dohledu, aby zajistil, že dokumentace je přesná, a může být pověřen přípravou a distribucí kopií dokumentů do vnitřních a vnějších oddělení. Koordinátor pro kontrolu dokumentů bude mít za úkol sledovat změny v modelování a výrobě produktů a ukládání a vyhledávání dokumentů pro posouzení a kontrolu. Kromě toho může být odpovědný za poskytování informací o řízení dokumentů managementu a zákazníkům.

Obvyklý den koordinátora kontroly dokumentů bude pravděpodobně stráven organizováním, katalogizací a sledováním papírových a elektronických souborů. Stráví čas koordinací s ostatními v rámci své vlastní společnosti, jakož is těmi, které pocházejí z vnějších organizací. Může strávit část svého dne dozorováním a školením ostatních o zásadách a postupech kontroly dokumentů.