Hvad gør en dokumentkontrolkoordinator?
En dokumentkontrolkoordinator er ansvarlig for enhver form for dokumentation, som en virksomhed kan bruge til at udføre forretningsdrift. Dette inkluderer normalt billeder og diagrammer, computerjournaler og skriftligt papirarbejde. Denne koordinator kan oprette et dokumentationssystem og vil normalt være ansvarlig for at styre og kontrollere det. Han kan også være ansvarlig for at oprette procedurer til brug af systemet og vil sandsynligvis hjælpe andre med at bruge procedurer effektivt. Dokumentkontrolkoordinatoren er afgørende for produktionsafdelingernes succes, da han er ansvarlig for at hjælpe med at spore ændringer og forbedringer af projekter.
De typer dokumenter, som en koordinator har brug for for at spore og gemme, varierer fra branche til branche. Afhængig af den type virksomhed, han arbejder i, vil en dokumentkontrolkoordinator udvikle og implementere et system til lagring og hentning af al nødvendig dokumentation. Han kan indsamle og spore papirfiler, kunst og tegninger. Han kan også være ansvarlig for at kontrollere fakturering og andet papirarbejde, der vedrører et specifikt projekt i virksomheden. Systemet kan være hele virksomheden, i hvilket tilfælde koordinatoren vil have flere forskellige afdelinger involveret afhængigt af dokumentationstypen.
I ethvert forretningsprojekt, der involverer journalføring, vil flere afdelinger og medarbejdere være involveret i at skabe og distribuere information. Dokumentkontrolkoordinatoren styrer enhver indsats for at indsamle og kontrollere denne masse information og eventuelt ledsagende papirarbejde eller computerfiler. Dette vil gøre effektiv kommunikation med andre afdelinger og eksterne organisationer til en vigtig rolle for alle i denne erhverv.
De dokumenter, som koordinatoren skal føre tilsyn med, kan være fra interne virksomhedsafdelinger eller fra eksterne entreprenører og kunder. Han skal ofte verificere oplysninger med flere forskellige vejledere for at sikre, at dokumentationen er nøjagtig, og han kan være ansvarlig for at forberede og distribuere kopier af dokumenter til inden for og uden for afdelingerne. Dokumentkontrolkoordinatoren har til opgave at spore ændringer i modellering og opbygning af produkter og lagring og genfinding af dokumenter til vurdering og gennemgang. Derudover kan han være ansvarlig for at præsentere dokumentkontroloplysninger til ledelse og kunder.
Den typiske dag for en dokumentkontrolkoordinator vil sandsynligvis blive brugt på at organisere, katalogisere og spore papir og elektroniske filer. Han vil bruge tid på at koordinere med andre i sin egen virksomhed såvel som dem fra eksterne organisationer. Han kan tilbringe dele af sin dag med at føre tilsyn med og uddanne andre i politikker og procedurer for dokumentkontrol.