文書管理コーディネーターは何をしますか？

文書管理コーディネーターは、企業が事業運営を行うために使用する可能性のあるあらゆる種類の文書について責任を負います。 これには通常、写真と図、コンピューターの記録、書面による書類が含まれます。 このコーディネーターは、文書システムをセットアップすることができ、通常はその管理と制御を担当します。 彼はまた、システムを使用するための手順を作成する責任があり、おそらく他の人が手順を効果的に使用するのを助けるでしょう。 文書管理コーディネーターは、プロジェクトの変更と改善の追跡を支援する責任があるため、生産部門の成功に不可欠です。

コーディネーターが追跡および保存する必要があるドキュメントの種類は、業界ごとに異なります。 彼が働いているビジネスのタイプに応じて、ドキュメントコントロールコーディネーターは、必要なドキュメントを保存および取得するためのシステムを開発および実装します。 彼は紙のファイル、アートワーク、および青写真を収集して追跡することができます。 また、会社内の特定のプロジェクトに関連する請求書発行などの事務処理の管理も担当している場合があります。 システムは全社規模である場合があります。その場合、コーディネーターには、ドキュメントの種類に応じて複数の異なる部門が関与します。

記録管理を伴うビジネスプロジェクトでは、いくつかの部門と従業員が情報の作成と配布に関与します。 文書管理コーディネーターは、この大量の情報と付随する書類やコンピューターファイルを収集して管理する努力を管理します。 これにより、他の部門や外部組織との効果的なコミュニケーションが、この職業の誰にとっても重要な役割を果たします。

コーディネーターが監督しなければならない文書は、社内の部門から、または外部の請負業者や顧客からのものです。 彼は多くの場合、複数の異なる監督者と情報を検証して、文書が正確であることを確認する必要があります。また、文書のコピーを準備し、部門内および部門外に配布する責任があります。 ドキュメント管理コーディネーターは、製品のモデリングと構築の変更の追跡、および評価とレビューのためのドキュメントの保存と取得を担当します。 さらに、彼は、管理者および顧客に文書管理情報を提示する責任を負う場合があります。

文書管理コーディネーターの典型的な日は、紙や電子ファイルの整理、カタログ化、追跡に費やされるでしょう。 彼は自分の会社の他の人たちや、外部組織の人たちとの調整に時間を費やします。 彼は、ドキュメント管理のポリシーと手順に関して、他の人の監督とトレーニングに1日の一部を費やすことがあります。