O que um coordenador de controle de documentos faz?
Um coordenador de controle de documentos é responsável por qualquer tipo de documentação que uma empresa possa usar para conduzir operações comerciais. Isso geralmente inclui figuras e diagramas, registros de computador e documentos escritos. Esse coordenador pode configurar um sistema de documentação e geralmente será responsável por gerenciá-lo e controlá-lo. Ele também pode ser responsável por criar procedimentos para o uso do sistema e provavelmente ajudará outras pessoas a usar os procedimentos de maneira eficaz. O coordenador de controle de documentos é vital para o sucesso dos departamentos de produção, pois ele é responsável por ajudar a rastrear alterações e melhorias nos projetos.
Os tipos de documentos que um coordenador precisará rastrear e armazenar variam de setor para setor. Dependendo do tipo de empresa em que trabalha, um coordenador de controle de documentos desenvolverá e implementará um sistema para armazenar e recuperar toda a documentação necessária. Ele pode coletar e rastrear arquivos em papel, obras de arte e plantas. Ele também pode ser responsável por controlar o faturamento e outros documentos relacionados a um projeto específico dentro da empresa. O sistema pode ser de toda a empresa; nesse caso, o coordenador terá vários departamentos diferentes, dependendo do tipo de documentação.
Em qualquer projeto comercial que envolva manutenção de registros, vários departamentos e funcionários estarão envolvidos na criação e distribuição de informações. O coordenador de controle de documentos gerenciará qualquer esforço para coletar e controlar essa massa de informações e toda a documentação ou arquivos de computador que o acompanham. Isso tornará a comunicação eficaz com outros departamentos e organizações externas um papel vital para qualquer pessoa nesta ocupação.
Os documentos que o coordenador deve supervisionar podem ser de departamentos internos da empresa ou de contratados e clientes externos. Muitas vezes, ele deve verificar as informações com vários supervisores diferentes para garantir que a documentação seja precisa e ele pode estar encarregado de preparar e distribuir cópias de documentos para departamentos internos e externos. O coordenador de controle de documentos terá a tarefa de rastrear alterações na modelagem e construção de produtos e armazenar e recuperar documentos para avaliação e revisão. Além disso, ele pode ser responsável por apresentar as informações de controle de documentos à gerência e aos clientes.
O dia típico de um coordenador de controle de documentos provavelmente será gasto organizando, catalogando e rastreando arquivos em papel e eletrônicos. Ele passará algum tempo coordenando com outras pessoas dentro de sua própria empresa, bem como com organizações de fora. Ele pode passar partes do dia supervisionando e treinando outras pessoas em políticas e procedimentos de controle de documentos.