O que um coordenador de controle de documentos faz?
Um coordenador de controle de documentos é responsável por qualquer tipo de documentação que uma empresa possa usar para realizar operações comerciais. Isso geralmente inclui fotos e diagramas, registros de computador e documentação escrita. Esse coordenador pode configurar um sistema de documentação e geralmente será responsável por gerenciar e controlar. Ele também pode ser responsável por criar procedimentos para o uso do sistema e provavelmente ajudará outras pessoas a usar os procedimentos de maneira eficaz. O coordenador de controle de documentos é vital para o sucesso dos departamentos de produção, pois é responsável por ajudar a rastrear mudanças e melhorias nos projetos. Dependendo do tipo de negócio em que trabalha, um coordenador de controle de documentos desenvolverá e implementará um sistema para armazenar e recuperar qualquer documentação necessária. Ele pode coletar e rastrear arquivos de papel, obras de arte e plantas. Ele também pode ser rePatrocinável para controlar o faturamento e outras documentos relacionados a um projeto específico dentro da empresa. O sistema pode ser em toda a empresa; nesse caso, o coordenador terá vários departamentos diferentes envolvidos, dependendo do tipo de documentação.
Em qualquer projeto de negócios que envolva a manutenção de registros, vários departamentos e funcionários estarão envolvidos na criação e distribuição de informações. O Coordenador de Controle de Documentos gerenciará qualquer esforço para coletar e controlar essa massa de informações e qualquer documentação ou arquivos de computador que o acompanhe. Isso tornará a comunicação eficaz com outros departamentos e organizações externas um papel vital para qualquer pessoa nesta ocupação.
Os documentos que o coordenador deve supervisionar pode ser de departamentos internos da empresa ou de contratados e clientes externos. Ele deve verificar frequentemente informações com vários super diferentesVisores para garantir que a documentação seja precisa e ele pode estar encarregado de preparar e distribuir cópias de documentos para os departamentos internos e externos. O Coordenador de Controle de Documentos será encarregado de rastrear mudanças na modelagem e construção de produtos, e o armazenamento e a recuperação de documentos para avaliação e revisão. Além disso, ele pode ser responsável por apresentar informações de controle de documentos à gerência e aos clientes.
O dia típico de um coordenador de controle de documentos provavelmente será gasto organizando, catalogando e rastreando papel e arquivos eletrônicos. Ele passará um tempo coordenando com outras pessoas dentro de sua própria empresa, bem como as de organizações externas. Ele pode passar partes de seu dia supervisionando e treinando outras pessoas em políticas e procedimentos de controle de documentos.