Was macht ein Document Control Coordinator?
Ein Dokumentenkontrollkoordinator ist für jede Art von Dokumentation verantwortlich, die ein Unternehmen möglicherweise für die Durchführung von Geschäftsvorgängen verwendet. Dies umfasst in der Regel Bilder und Diagramme, Computeraufzeichnungen und schriftliche Unterlagen. Dieser Koordinator kann ein Dokumentationssystem einrichten und ist in der Regel für dessen Verwaltung und Kontrolle verantwortlich. Er ist möglicherweise auch für die Erstellung von Verfahren zur Verwendung des Systems verantwortlich und wird wahrscheinlich anderen helfen, Verfahren effektiv einzusetzen. Der Dokumentenkontrollkoordinator ist für den Erfolg der Produktionsabteilungen von entscheidender Bedeutung, da er für die Nachverfolgung von Änderungen und Verbesserungen an Projekten verantwortlich ist.
Die Arten von Dokumenten, die ein Koordinator nachverfolgen und speichern muss, variieren von Branche zu Branche. Abhängig von der Art des Geschäfts, in dem er tätig ist, entwickelt und implementiert ein Dokumentenkoordinator ein System zum Speichern und Abrufen der erforderlichen Dokumentation. Er kann Papierdateien, Grafiken und Blaupausen sammeln und nachverfolgen. Er ist möglicherweise auch für die Kontrolle der Rechnungsstellung und anderer Formalitäten verantwortlich, die sich auf ein bestimmtes Projekt innerhalb des Unternehmens beziehen. Das System kann unternehmensweit sein. In diesem Fall hat der Koordinator je nach Dokumentationsart mehrere unterschiedliche Abteilungen.
Bei jedem Geschäftsprojekt, bei dem Aufzeichnungen geführt werden, sind mehrere Abteilungen und Mitarbeiter an der Erstellung und Verteilung von Informationen beteiligt. Der Dokumentenkontrollkoordinator ist bemüht, diese Informationsmenge und die dazugehörigen Unterlagen oder Computerdateien zu sammeln und zu kontrollieren. Dies macht eine effektive Kommunikation mit anderen Abteilungen und externen Organisationen für jeden in diesem Beruf zu einer entscheidenden Rolle.
Die vom Koordinator zu überwachenden Dokumente können von internen Abteilungen des Unternehmens oder von externen Auftragnehmern und Kunden stammen. Er muss häufig Informationen bei verschiedenen Vorgesetzten überprüfen, um sicherzustellen, dass die Dokumentation korrekt ist, und er ist möglicherweise dafür verantwortlich, Kopien von Dokumenten innerhalb und außerhalb der Abteilungen vorzubereiten und zu verteilen. Der Dokumentenkontrollkoordinator wird mit der Nachverfolgung von Änderungen bei der Modellierung und Erstellung von Produkten sowie der Speicherung und dem Abruf von Dokumenten zur Bewertung und Überprüfung beauftragt. Darüber hinaus ist er möglicherweise dafür verantwortlich, dem Management und den Kunden Informationen zur Dokumentenkontrolle zu präsentieren.
Der typische Tag eines Dokumentenkontrollkoordinators wird wahrscheinlich mit dem Organisieren, Katalogisieren und Verfolgen von Papier- und elektronischen Dateien verbracht. Er wird Zeit damit verbringen, sich mit anderen innerhalb seines eigenen Unternehmens sowie mit denen von externen Organisationen zu koordinieren. Möglicherweise verbringt er einen Teil seines Tages damit, andere zu Richtlinien und Verfahren zur Dokumentenkontrolle zu beaufsichtigen und zu schulen.