Vad gör en dokumentkontrollkoordinator?
En dokumentkontrollkoordinator ansvarar för alla typer av dokumentation som ett företag kan använda för att bedriva affärsverksamhet. Detta inkluderar vanligtvis bilder och diagram, datorregister och skriftligt pappersarbete. Denna koordinator kan skapa ett dokumentationssystem och kommer vanligtvis att ansvara för att hantera och kontrollera det. Han kan också vara ansvarig för att skapa procedurer för att använda systemet och kommer sannolikt att hjälpa andra att använda procedurer effektivt. Dokumentkontrollkoordinatorn är avgörande för att produktionsavdelningarna ska lyckas, eftersom han ansvarar för att spåra förändringar och förbättringar av projekt.
Vilka typer av dokument en koordinator behöver spåra och lagra varierar från bransch till bransch. Beroende på vilken typ av verksamhet han arbetar i kommer en dokumentkontrollkoordinator att utveckla och implementera ett system för att lagra och hämta all nödvändig dokumentation. Han kan samla in och spåra pappersfiler, konstverk och ritningar. Han kan också vara ansvarig för att kontrollera fakturering och annat pappersarbete som hänför sig till ett specifikt projekt inom företaget. Systemet kan vara hela företaget, i vilket fall samordnaren kommer att ha flera olika avdelningar involverade beroende på dokumentationstyp.
I alla affärsprojekt som involverar journalföring kommer flera avdelningar och anställda att vara involverade i att skapa och sprida information. Dokumentkontrollkoordinatorn hanterar alla ansträngningar för att samla in och kontrollera denna massa information och alla medföljande pappersarbete eller datorfiler. Detta kommer att göra effektiv kommunikation med andra avdelningar och externa organisationer till en viktig roll för alla i detta yrke.
De dokument som samordnaren måste övervaka kan komma från interna företagsavdelningar eller från externa entreprenörer och kunder. Han måste ofta verifiera information med flera olika handledare för att säkerställa att dokumentationen är korrekt, och han kan vara ansvarig för att förbereda och distribuera kopior av dokument till inom och utanför avdelningarna. Dokumentkontrollkoordinatorn kommer att få i uppdrag att spåra förändringar i modellering och byggande av produkter samt lagring och hämtning av dokument för utvärdering och granskning. Dessutom kan han vara ansvarig för att presentera dokumentkontrollinformation för ledningen och kunderna.
Den typiska dagen för en dokumentkontrollkoordinator kommer sannolikt att ägnas åt att organisera, katalogisera och spåra papper och elektroniska filer. Han kommer att spendera tid på att samordna med andra inom sitt eget företag, såväl som med de från externa organisationer. Han kan tillbringa delar av sin dag på att övervaka och utbilda andra i dokumentkontrollpolicyer och rutiner.