Co dělá administrátorka?
Stážisté administrativy jsou jednotlivci, kteří praktikují práci v oblasti správy kanceláří nebo zajišťují efektivní fungování obchodních kanceláří. Tito lidé musí být schopni zvládnout více úkolů současně a pracovat pod tlakem termínu, kromě toho, že jsou pozitivní a dobře fungují v rychle se rozvíjejících prostředích. Stáž může trvat asi rok a vede k vysokoškolskému certifikátu. Jednotlivec, který pracuje jako administrativní praktikant, musí poskytovat zákaznický servis a pracovat s penězi společnosti. Kromě toho musí dohlížet na archivaci obchodních dokladů a musí mít dovednosti potřebné k navrhování písemných dokumentů pomocí počítače.
Jedním z úkolů administrátora je komunikovat se zákazníky a spolupracovníky. Například může být odpovědný za přivítání návštěvníků v jeho zařízení nebo za pomoc kolegům zaměstnancům při plnění úkolů podle potřeby. V této roli je nutné také zadávat dotazy na telefonní hovory. Odchozí osobnost a schopnost jednat profesionálně představují předpoklady pro řádné plnění těchto povinností. Osoba v této linii musí mít také silnou verbální komunikaci a mezilidské dovednosti.
Další důležitou odpovědností jednotlivce v této oblasti je manipulace s penězi. Organizace může vyžadovat, aby praktikant vykonával kompenzační povinnosti, aby se ujistil, že zaměstnanci jsou odměňováni včas a přesně. To by mohlo zahrnovat vložení položek mezd zaměstnanců do příslušné počítačové databáze. Může být rovněž odpovědný za zpracování bankovních a finančních úkolů, jako je sledování obchodních transakcí a kontrola peněžních záznamů společnosti, aby se zajistilo, že odpovídají bankovním výpisům. Z tohoto důvodu musí mít osoba solidní matematické dovednosti a musí být velmi detailně orientovaná, pokud se chce stát administrátorem.
Nezbytným úkolem v této odborné oblasti je také správa dokumentů. Společnost obvykle vyžaduje, aby praktikant administrativy dohlížel na organizaci záznamů a korespondenci, aby se ujistil, že jsou v případě potřeby snadno vyhledatelné. Z tohoto důvodu jsou na pracovní pozici v této oblasti nezbytné kvalifikační dovednosti.
V tomto odvětví je rovněž vyžadována schopnost sestavovat písemné dokumenty. Osoba, která se učí, jak zvládat administrativní funkce, musí být s používáním počítačového softwaru pohodlná při psaní poznámek, zpráv a dopisů požadovaných v podnikání. Kromě toho bude muset vypracovat písemné programy schůzek a zúčastnit se těchto akcí, aby shromáždil aktualizace, které mají vliv na jeho požadavky na práci administrátora.