Was macht ein Verwaltungspraktikant?
Verwaltungspraktikanten sind Personen, die üben, wie man im Bereich der Büroverwaltung arbeitet, oder sicherstellen, dass Geschäftsbüros effektiv arbeiten. Diese Personen müssen in der Lage sein, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und unter Termindruck zu arbeiten. Außerdem müssen sie optimistisch sein und in schnelllebigen Umgebungen gute Leistungen erbringen. Ein Praktikum kann ungefähr ein Jahr dauern und führt zu einem Hochschulabschluss. Eine Person, die als Verwaltungspraktikant arbeitet, muss Kundendienst leisten und mit Firmengeldern arbeiten. Er oder sie muss außerdem die Einreichung der Geschäftsunterlagen überwachen und über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um schriftliche Dokumente am Computer zu verfassen.
Eine Aufgabe eines Administrationstrainees ist die Interaktion mit Kunden und Mitarbeitern. Beispielsweise könnte er oder sie dafür verantwortlich sein, Besucher in seinem oder ihrem Betrieb zu begrüßen oder Kollegen bei Bedarf bei der Erledigung von Aufgaben zu unterstützen. In dieser Rolle ist auch die Beantwortung von Fragen zum Telefonanruf erforderlich. Eine aufgeschlossene Persönlichkeit und die Fähigkeit, professionell zu handeln, sind Voraussetzungen, um diese Aufgaben gut zu erfüllen. Eine Person in diesem Arbeitsbereich muss auch eine starke verbale Kommunikation und zwischenmenschliche Fähigkeiten haben.
Eine weitere wichtige Aufgabe einer Person in diesem Bereich ist der Umgang mit Geld. Eine Organisation kann von einem Praktikanten verlangen, dass er Vergütungspflichten erfüllt, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter rechtzeitig und korrekt bezahlt werden. Dies kann die Eingabe von Personalabrechnungsposten in die entsprechende Computerdatenbank beinhalten. Er oder sie ist möglicherweise auch für die Abwicklung von Bank- und Finanzaufgaben verantwortlich, z. B. für die Verfolgung von Geschäftstransaktionen und die Überprüfung der Geldunterlagen des Unternehmens, um sicherzustellen, dass diese mit den Kontoauszügen übereinstimmen. Aus diesem Grund muss eine Person solide mathematische Fähigkeiten haben und sehr detailorientiert sein, wenn sie ein Verwaltungspraktikant werden möchte.
Eine notwendige Aufgabe in diesem Berufsfeld ist auch die Verwaltung von Dokumenten. In der Regel muss ein Verwaltungspraktikant die Organisation der Aufzeichnungen und der Korrespondenz überwachen, um sicherzustellen, dass sie bei Bedarf problemlos abgerufen werden können. In diesem Bereich sind daher Ablagekenntnisse für eine Arbeitsstelle erforderlich.
Die Fähigkeit, schriftliche Dokumente zusammenzustellen, ist auch in der Industrie erforderlich. Eine Person, die den Umgang mit Verwaltungsfunktionen lernt, muss mit der Verwendung von Computersoftware zur Eingabe von Memos, Berichten und Briefen vertraut sein, die im Geschäftsverlauf erforderlich sind. Darüber hinaus muss er oder sie möglicherweise schriftliche Tagesordnungen für Besprechungen erstellen und an diesen Veranstaltungen teilnehmen, um Aktualisierungen zu erhalten, die sich auf die Arbeitsanforderungen seiner / ihrer Verwaltungspraktikanten auswirken.