Hvad gør en administrationspraktikant?
Administration praktikanter er personer, der praktiserer, hvordan man arbejder inden for kontoradministration, eller som sikrer, at forretningskontorer fungerer effektivt. Disse mennesker skal være i stand til at håndtere flere opgaver på samme tid og arbejde under fristpres ud over at være optimistiske og klarer sig godt i hurtige miljøer. Et praktikophold kan vare omkring et år og fører til et certifikat på universitetsniveau. En person, der arbejder som administrationspraktikant, skal levere kundeservice og arbejde med virksomhedens penge. Han eller hun er derudover nødt til at føre tilsyn med arkivering af forretnings papirarbejde og besidde de nødvendige færdigheder til at udarbejde skriftlige dokumenter ved hjælp af en computer.
En opgave for en administrationspraktikant er at interagere med kunder og medarbejdere. For eksempel kan han eller hun være ansvarlig for at hilse besøgende på hans eller hendes etablering eller endda hjælpe medarbejdere til at udføre opgaver efter behov. Spørgsmål om feltopkald er også nødvendigt i denne rolle. En udadvendt personlighed og evnen til at handle professionelt udgør krav til at udføre disse opgaver godt. En person i denne arbejdslinje skal også have stærk verbal kommunikation og interpersonelle færdigheder.
Et andet vigtigt ansvar for en person på dette område er håndtering af penge. En organisation kan muligvis kræve, at en praktikant udfører kompensationsopgaver for at sikre, at medarbejderne bliver betalt rettidigt og nøjagtigt. Dette kan indebære, at medarbejderlønningsposter indsættes i den relevante computerdatabase. Han eller hun kan også være ansvarlig for håndtering af bank- og finansrelaterede opgaver, såsom sporing af forretningstransaktioner og gennemgang af virksomhedens monetære poster for at sikre, at de matcher kontoudtog. Af denne grund er en person nødt til at have solide matematikfærdigheder og være meget detaljeret, hvis han eller hun ønsker at blive administrationspraktikant.
En nødvendig opgave på dette erhvervsområde involverer også styring af dokumenter. Et firma kræver normalt en administrationspraktikant for at føre tilsyn med organiseringen af poster og korrespondance for at sikre, at de let kan hentes, når det er nødvendigt. Arkiveringsevner er derfor nødvendige i en jobposition på dette felt.
Evnen til at sammensætte skriftlige dokumenter kræves også i branchen. En person, der lærer at håndtere administrative funktioner, skal være fortrolig med at bruge computersoftware til at skrive memoer, rapporter og breve, der kræves i løbet af forretningen. Derudover kan det være nødvendigt, at han eller hun udarbejder skriftlige dagsordener til møder og deltager i disse begivenheder for at samle opdateringer, der påvirker hans eller hendes administrationskrav til praktikantens arbejde.