Jak si mohu vybrat nejlepší službu webové konference?
Uživatelé by měli mít jasnou představu o tom, čeho chtějí dosáhnout při výběru služby webové konference. Různé webové konferenční systémy nabízejí různé funkce a v závislosti na zamýšleném použití nemusí být schopny udělat vše, co osoba, která schůzku chce, chce. Nástroje potřebné pro webovou konferenci se mohou při formálním obchodním jednání lišit od nástrojů potřebných pro neformální konferenci mezi lidmi, kteří sdílejí společné koníčky nebo zájmy, jako je například klub na dálku nebo studium Bible. Mnoho webových konferenčních systémů může vyhovět potřebám širokého spektra skupin, ale čím více nástrojů, které služby mají k dispozici, často znamená zvýšení nákladů na jejich použití.
Nejlepší služba webové konference by měla být schopna hostit odpovídající počet volajících nebo diváků pro potřeby hostitele. Některé společnosti pořádají webové konference pro své zaměstnance a musí mít možnost přihlásit se tisíce lidí z různých míst po celém světě. Jiné skupiny možná budou muset být v kontaktu pouze s hrstkou lidí. Hostitel konference by měl mít dobrou představu o tom, kolik lidí se účastní, a vybrat službu, která pojme všechny volající.
Připojení je dalším velkým problémem, který je třeba zvážit při výběru služby webové konference. Například společnost může pořádat konferenci s cílem poskytnout zaměstnancům nové školení nebo zavádění důležitých produktů. Společnost by nechtěla, aby byli volající v polovině relace najednou odpojeni nebo aby se zvuk nebo video rozešli. Toto je často stížnost, pokud jde o bezplatné nebo levné systémy pro webové konference. Stejný problém nemusí být pro neformální skupinové setkání stejně důležitý. Když jsou účastníci na vzdálených místech, rychlost služby a její schopnost rychle předávat informace jsou často velmi důležité. Hostitel konference by se měl ujistit, že služba, kterou vybere, má dobré výsledky, pokud jde o připojení k internetu.
Služba webové konference by měla být schopna dosáhnout cílů hostitele na schůzce. To často znamená mít správné technologické nástroje. Videokonference, sdílení obrazovky a schopnost spolupráce na projektu jsou funkce, které mohou být potřebné. Hostitel by mohl chtít účastníkům ukázat videa nebo poskytnout příležitost více účastníkům diskuse k diskusi. Pokud jsou tyto věci nezbytné, hostitel by měl ověřit, zda webová konferenční služba, kterou vybere, může tyto věci splnit.