Wie wähle ich den besten Webkonferenzdienst aus?
Benutzer sollten eine klare Vorstellung davon haben, was sie bei der Auswahl eines Webkonferenzdienstes erreichen möchten. Verschiedene Webkonferenzsysteme bieten unterschiedliche Funktionen und können je nach Verwendungszweck möglicherweise nicht alle Funktionen ausführen, die die Person, die eine Besprechung abhält, wünscht. Die Tools, die für eine Webkonferenz erforderlich sind, unterscheiden sich möglicherweise erheblich von denen für eine informelle Konferenz zwischen Personen, die ein gemeinsames Hobby oder Interesse teilen, z. B. ein Remote-Buchclub oder ein Bibelstudium. Viele Webkonferenzsysteme können die Anforderungen eines breiten Spektrums von Gruppen erfüllen. Je mehr Tools jedoch für die Dienste verfügbar sind, desto höher sind häufig die Kosten für deren Verwendung.
Der beste Webkonferenzdienst sollte in der Lage sein, eine angemessene Anzahl von Anrufern oder Zuschauern für die Bedürfnisse des Hosts zu hosten. Einige Unternehmen veranstalten Webkonferenzen für ihre Mitarbeiter und müssen in der Lage sein, Tausende von Personen von Orten auf der ganzen Welt aus anzumelden. Andere Gruppen müssen möglicherweise nur mit einer Handvoll Menschen Kontakt haben. Der Konferenzleiter sollte eine gute Vorstellung davon haben, wie viele Personen anwesend sind, und einen Dienst auswählen, der alle Anrufer aufnehmen kann.
Die Konnektivität ist ein weiteres wichtiges Problem, das bei der Auswahl eines Webkonferenzdienstes berücksichtigt werden muss. Zum Beispiel kann ein Unternehmen eine Konferenz abhalten, um Mitarbeitern neue Schulungen oder eine wichtige Produkteinführung zu vermitteln. Das Unternehmen möchte nicht, dass Anrufer mitten in der Sitzung plötzlich getrennt werden oder Audio- oder Videodaten unterbrochen werden. Dies ist häufig eine Beschwerde, wenn es um kostenlose oder kostengünstige Webkonferenzsysteme geht. Das gleiche Thema ist möglicherweise nicht so wichtig für ein informelles Gruppentreffen. Wenn sich die Teilnehmer an einem entfernten Ort befinden, sind die Geschwindigkeit des Dienstes und seine Fähigkeit, Informationen schnell weiterzuleiten, oft sehr wichtig. Der Konferenzleiter sollte sicherstellen, dass der von ihm ausgewählte Dienst eine gute Erfolgsbilanz in Bezug auf die Internetverbindung aufweist.
Ein Webkonferenzdienst sollte in der Lage sein, die Ziele des Gastgebers in der Besprechung zu erreichen. Dies bedeutet oft, die richtigen technologischen Werkzeuge zu haben. Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe und die Möglichkeit zur gemeinsamen Arbeit an einem Projekt sind Funktionen, die möglicherweise erforderlich sind. Möglicherweise möchte der Moderator den Teilnehmern Videos zeigen oder mehreren Rednern die Möglichkeit geben, an der Diskussion teilzunehmen. Wenn diese Dinge erforderlich sind, sollte der Host überprüfen, ob der von ihm ausgewählte Webkonferenzdienst diese Dinge ausführen kann.