Hvordan vælger jeg den bedste webkonferencetjeneste?
Brugere skal have en klar idé om, hvad de vil opnå, når de vælger en webkonferencetjeneste. Forskellige webkonferencesystemer tilbyder forskellige funktioner, og afhængigt af den påtænkte anvendelse er det muligvis ikke i stand til at gøre alt det, den person, der holder et møde ønsker. De værktøjer, der kræves til en webkonference, kan være meget forskellige til et formelt forretningsmøde end dem, der er nødvendige for en uformel konference mellem mennesker, der deler en fælles hobby eller interesse, såsom en ekstern bokklub eller bibelstudie. Mange webkonferencesystemer kan imødekomme behovene hos et bredt spektrum af grupper, men de flere værktøjer, som tjenester har til rådighed, betyder ofte en stigning i omkostningerne til at bruge dem.
Den bedste webkonference-service skal være i stand til at være vært for et passende antal opkald eller seere til værtens behov. Nogle virksomheder er vært for webkonferencer for deres ansatte og skal være i stand til at have tusindvis af mennesker logget ind fra steder over hele verden. Andre grupper skal muligvis være i kontakt med kun en håndfuld mennesker. Konferenceværten skal have en god idé om, hvor mange der deltager, og vælge en service, der kan rumme alle opkaldsfolk.
Forbindelse er et andet vigtigt problem, man skal overveje, når man vælger en webkonferencetjeneste. For eksempel kan en virksomhed afholde en konference for at give medarbejdere ny uddannelse eller en vigtig produktudvikling. Virksomheden ønsker ikke, at opkald pludselig skal kobles fra i midten af sessionen, eller at lyd eller video går i stykker. Dette er ofte en klage, når det kommer til gratis eller billige webkonference-systemer. Det samme spørgsmål er måske ikke så vigtigt på et uformelt gruppemøde. Når deltagerne befinder sig på fjerntliggende steder, er hastighed på tjenesten og dens evne til at videresende information ofte meget vigtig. Konferenceværten skal sørge for, at den tjeneste, han eller hun vælger, har en god track record, når det kommer til internetforbindelse.
En webkonference-service skal være i stand til at opfylde værtens mål på mødet. Dette betyder ofte at have de rigtige teknologiske værktøjer. Videokonference, skærmdeling og evnen til samarbejde om et projekt er muligheder, der kan være nødvendige. Værten vil måske være i stand til at vise videoer til de deltagende eller give mulighed for, at flere talere kan deltage i diskussionen. Hvis disse ting er nødvendige, skal værten kontrollere, at den webkonferencetjeneste, han eller hun vælger, kan udføre disse ting.