¿Cómo elijo el mejor servicio de conferencia web?
Los usuarios deben tener una idea clara de lo que quieren lograr al seleccionar un servicio de conferencia web. Los diferentes sistemas de conferencia web ofrecen diferentes funciones y, dependiendo del uso previsto, es posible que no pueda hacer todo lo que la persona que realiza una reunión quiera. Las herramientas requeridas para una conferencia web pueden ser muy diferentes para una reunión formal de negocios que las necesarias para una conferencia informal entre personas que comparten un pasatiempo o interés común, como un club de libros remoto o un estudio bíblico. Muchos sistemas de conferencia web pueden satisfacer las necesidades de un amplio espectro de grupos, pero la mayor cantidad de herramientas que los servicios tienen disponibles a menudo significa un aumento en el costo de usarlos.
El mejor servicio de conferencia web debería ser capaz de alojar un número adecuado de personas que llaman o espectadores para las necesidades del anfitrión. Algunas compañías organizan conferencias web para sus empleados y necesitan poder iniciar sesión en miles de personas desde ubicaciones en todo el mundo. Es posible que otros grupos necesiten estar en contacto solo con un puñado de personas. El anfitrión de la conferencia debe tener una buena idea de cuántas personas asisten y seleccionar un servicio que pueda acomodar a todas las personas que llaman.
La conectividad es otro tema importante a considerar al seleccionar un servicio de conferencia web. Por ejemplo, una empresa puede organizar una conferencia para impartir nueva capacitación a los empleados o un importante lanzamiento de productos. La compañía no querría que las personas que llaman se desconecten repentinamente en medio de la sesión o que se rompa el audio o el video. Esto a menudo es una queja cuando se trata de sistemas de conferencia web gratuitos o de bajo costo. El mismo problema podría no ser tan importante para una reunión informal de grupo. Cuando los asistentes se encuentran en ubicaciones remotas, la velocidad del servicio y su capacidad de transmitir información rápidamente a menudo son muy importantes. El anfitrión de la conferencia debe asegurarse de que el servicio que seleccione tenga un buen historial en lo que respecta a la conectividad a Internet.
Un servicio de conferencia web debería poder cumplir los objetivos del anfitrión en la reunión. Esto a menudo significa tener las herramientas tecnológicas adecuadas. La videoconferencia, el uso compartido de pantalla y la capacidad de trabajo colaborativo en un proyecto son capacidades que pueden ser necesarias. El anfitrión puede querer poder mostrar videos a los asistentes o brindar la oportunidad de que varios oradores participen en la discusión. Si estas cosas son necesarias, el anfitrión debe verificar que el servicio de conferencia web que él o ella seleccione pueda lograr estas cosas.