Jak wybrać najlepszą usługę konferencji internetowych?
Użytkownicy powinni mieć jasny obraz tego, co chcą osiągnąć, wybierając usługę konferencji internetowej. Różne systemy konferencji internetowych oferują różne funkcje, a w zależności od zamierzonego zastosowania może nie być w stanie zrobić wszystkiego, czego chce osoba prowadząca spotkanie. Narzędzia potrzebne do konferencji internetowej mogą być bardzo różne na oficjalnym spotkaniu biznesowym niż narzędzia potrzebne do nieformalnej konferencji między osobami o wspólnym hobby lub zainteresowaniach, takich jak zdalny klub książki lub studium biblijne. Wiele internetowych systemów konferencyjnych może zaspokoić potrzeby szerokiego spektrum grup, ale im więcej narzędzi dostępnych w usługach, często oznacza wzrost kosztów ich używania.
Najlepsza usługa konferencji internetowych powinna być w stanie pomieścić odpowiednią liczbę osób dzwoniących lub przeglądających zgodnie z potrzebami gospodarza. Niektóre firmy organizują konferencje internetowe dla swoich pracowników i muszą mieć możliwość zalogowania się tysięcy osób z lokalizacji na całym świecie. Inne grupy mogą wymagać kontaktu z garstką ludzi. Prowadzący konferencję powinien dokładnie wiedzieć, ile osób bierze udział, i wybrać usługę, która może pomieścić wszystkich dzwoniących.
Łączność to kolejny poważny problem, który należy wziąć pod uwagę przy wyborze usługi konferencji internetowej. Na przykład firma może organizować konferencję, aby przekazać pracownikom nowe szkolenie lub wprowadzić ważny produkt. Firma nie chce, aby rozmówcy nagle się rozłączali w trakcie sesji lub przerywali audio lub wideo. Jest to często skarga, jeśli chodzi o bezpłatne lub niedrogie systemy konferencji internetowych. Ta sama kwestia może nie być tak ważna na nieformalnym spotkaniu grupy. Gdy uczestnicy znajdują się w odległych lokalizacjach, szybkość usługi i jej zdolność do szybkiego przekazywania informacji są często bardzo ważne. Prowadzący konferencję powinien upewnić się, że wybrana przez niego usługa ma dobre osiągnięcia w zakresie łączności internetowej.
Internetowy serwis konferencyjny powinien być w stanie osiągnąć cele gospodarza podczas spotkania. Często oznacza to posiadanie odpowiednich narzędzi technologicznych. Wideokonferencje, udostępnianie ekranu i umiejętność współpracy nad projektem to funkcje, które mogą być potrzebne. Prowadzący może chcieć móc pokazywać uczestnikom filmy wideo lub umożliwić uczestnikom dyskusji udział wielu mówców. Jeśli te rzeczy są konieczne, gospodarz powinien sprawdzić, czy wybrana przez niego usługa konferencji internetowej może to osiągnąć.