Hvordan velger jeg den beste nettkonferansetjenesten?
Brukere bør ha en klar ide om hva de vil oppnå når de velger en nettkonferansetjeneste. Ulike nettkonferansesystemer tilbyr forskjellige funksjoner, og avhengig av den tiltenkte bruken, kan det hende at det ikke er i stand til å gjøre alt den personen som holder et møte ønsker. Verktøyene som kreves for en nettkonferanse kan være veldig forskjellige for et formelt forretningsmøte enn de som trengs for en uformell konferanse mellom mennesker som deler en felles hobby eller interesse, for eksempel en ekstern bokklubb eller bibelstudie. Mange nettkonferansesystemer kan imøtekomme behovene til et bredt spekter av grupper, men jo flere verktøy som tjenester har tilgjengelige betyr ofte en økning i kostnadene for å bruke dem.
Den beste nettkonferansetjenesten skal kunne være vertskap for et tilstrekkelig antall innringere eller seere for vertens behov. Noen selskaper er vertskap for nettkonferanser for sine ansatte og trenger å kunne ha tusenvis av mennesker som er logget inn fra steder rundt om i verden. Andre grupper må kanskje være i kontakt medBare en håndfull mennesker. Konferanseverten skal ha en god ide om hvor mange som deltar på og velger en tjeneste som kan imøtekomme alle innringere.
Tilkoblingsmuligheter er et annet stort spørsmål å vurdere når du velger en nettkonferansetjeneste. For eksempel kan et selskap holde en konferanse for å formidle ny opplæring til ansatte eller en viktig produktutrulling. Selskapet vil ikke at innringere plutselig skal kobles fra midt i økten eller for at lyd eller video skal bryte opp. Dette er ofte en klage når det gjelder gratis eller rimelige nettkonferansesystemer. Det samme problemet er kanskje ikke like viktig for et uformelt gruppemøte. Når deltakerne er på avsidesliggende steder, er hastigheten på tjenesten og dens evne til å videresende informasjon raskt veldig viktig. Konferanseverten skal sørge for at tjenesten han eller hun velger har en god merittliste når den comes til internettforbindelse.
En nettkonferansetjeneste skal kunne oppnå vertens mål i møtet. Dette betyr ofte å ha de riktige teknologiske verktøyene. Videokonferanser, skjermdeling og muligheten for samarbeidsarbeid med et prosjekt er muligheter som kan være nødvendig. Verten vil kanskje være i stand til å vise videoer til de fremmøtte eller gi muligheten for flere høyttalere til å delta i diskusjonen. Hvis disse tingene er nødvendige, bør verten bekrefte at nettkonferansetjenesten han eller hun velger, kan oppnå disse tingene.