Hvordan velger jeg den beste webkonferansetjenesten?
Brukere bør ha en klar idé om hva de vil oppnå når de velger en webkonferansetjeneste. Ulike nettkonferansesystemer tilbyr forskjellige funksjoner, og avhengig av den tiltenkte bruken, kan det hende at de ikke kan gjøre alt den personen som holder et møte ønsker. Verktøyene som kreves for en nettkonferanse kan være veldig forskjellige for et formelt forretningsmøte enn de som trengs for en uformell konferanse mellom mennesker som deler en felles hobby eller interesse, for eksempel en ekstern bokklubb eller bibelstudie. Mange nettkonferansesystemer kan dekke behovene til et bredt spekter av grupper, men jo mer verktøy tjenestene har tilgjengelig betyr ofte en økning i kostnadene for å bruke dem.
Den beste webkonferansetjenesten skal kunne være vert for et tilstrekkelig antall innringere eller seere for vertsens behov. Noen selskaper er vertskap for webkonferanser for sine ansatte og trenger å kunne ha tusenvis av mennesker logget inn fra steder rundt om i verden. Andre grupper kan trenge å være i kontakt med bare en håndfull mennesker. Konferansieringen skal ha en god ide om hvor mange som deltar og velge en tjeneste som kan imøtekomme alle innringere.
Tilkoblingsmuligheter er et annet stort problem å vurdere når du velger en web-konferansetjeneste. For eksempel kan et selskap holde en konferanse for å gi ny opplæring til ansatte eller en viktig produktutrulling. Selskapet ønsker ikke at innringere plutselig skulle kobles fra i løpet av økten eller at lyd eller video brytes opp. Dette er ofte en klage når det gjelder gratis eller rimelige nettkonferansesystemer. Den samme saken er kanskje ikke like viktig for et uformelt gruppemøte. Når deltakere er på avsidesliggende steder, er ofte hastigheten på tjenesten og dens evne til å videresende informasjon veldig viktig. Konferansieringen bør sørge for at tjenesten han eller hun velger har en god track record når det gjelder Internett-tilkobling.
En nettkonferansetjeneste skal kunne oppnå verten sine mål i møtet. Dette betyr ofte å ha de rette teknologiske verktøyene. Videokonferanser, skjermdeling og muligheten til å samarbeide om et prosjekt er funksjoner som kan være nødvendig. Verten vil kanskje være i stand til å vise videoer til de fremmøtte eller gi muligheten for at flere foredragsholdere kan delta i diskusjonen. Hvis disse tingene er nødvendige, bør verten bekrefte at webkonferansetjenesten han eller hun velger kan utføre disse tingene.