Hur väljer jag den bästa webbkonferensservicen?
Användare bör ha en klar uppfattning om vad de vill uppnå när de väljer en webbkonferensservice. Olika webbkonferenssystem erbjuder olika funktioner och beroende på den avsedda användningen kanske de inte kan göra allt som den som håller ett möte vill ha. De verktyg som krävs för en webbkonferens kan vara mycket annorlunda för ett formellt affärsmöte än de som behövs för en informell konferens mellan människor som delar en gemensam hobby eller intresse, till exempel en avlägsen bokklubb eller bibelstudie. Många webbkonferenssystem kan tillgodose behoven hos ett brett spektrum av grupper, men ju fler verktyg tjänster har tillgängliga innebär ofta en ökning av kostnaden för att använda dem.
Den bästa webbkonferensservicen bör kunna vara värd för ett tillräckligt antal anropare eller tittare för värdens behov. Vissa företag är värd för webbkonferenser för sina anställda och måste kunna ha tusentals människor inloggade från platser runt om i världen. Andra grupper kan behöva ha kontakt med bara en handfull människor. Konferensvärden borde ha en god uppfattning om hur många som deltar och välja en tjänst som kan rymma alla de som ringer.
Anslutning är en annan viktig fråga som man bör tänka på när man väljer en webbkonferensservice. Till exempel kan ett företag hålla en konferens för att förmedla ny utbildning till anställda eller en viktig produktutrullning. Företaget vill inte att samtalarna plötsligt skulle kopplas bort i mitten av sessionen eller att ljud eller video bryts upp. Detta är ofta ett klagomål när det gäller gratis eller billiga webbkonferenssystem. Samma fråga kanske inte är lika viktigt för ett informellt gruppmöte. När deltagarna befinner sig på avlägsna platser är tjänstens hastighet och dess förmåga att vidarebefordra information ofta mycket viktigt. Konferensvärdet bör se till att den tjänst han eller hon väljer har en bra track record när det gäller internetanslutning.
En webbkonferensservice ska kunna uppnå värdens mål i mötet. Detta innebär ofta att ha rätt tekniska verktyg. Videokonferenser, skärmdelning och förmågan att samarbeta på ett projekt är funktioner som kan behövas. Värden kanske vill kunna visa videor för de deltagande eller ge möjlighet för flera talare att delta i diskussionen. Om dessa saker är nödvändiga, bör värden kontrollera att webbkonferensservicen han eller hon väljer kan utföra dessa saker.