Hvad er de forskellige typer receptionssoftware?
Der er flere forskellige slags opgaver, som receptionistsoftware muligvis udfører. Det kan hjælpe med at organisere beskeder, holde styr på medarbejderne og styre indgående opkald. Der er også suiter af software, der gør det muligt for en bruger at integrere flere af disse funktioner i en pakke, og programmer, der administrerer receptionists funktioner til specifikke brancher.
En af de enkleste slags receptionistsoftware er programmer, der organiserer beskeder og sporer medarbejdernes tilgængelighed. Disse programmer giver receptionister mulighed for at registrere en elektronisk registrering af alle indgående meddelelser, inklusive leveringstidspunktet til modtageren. De kan også have kalenderfunktioner, der giver aktuelle oplysninger om medarbejdernes placering ud over at gøre det muligt for receptionister at aftale aftaler for andre. Nogle programmer integreres også med andre funktioner, f.eks. E-mail for at øge kapaciteten til meddelelse af meddelelser.
Der er også typer af receptionistsoftware, der bruges til at spore og hjælpe telefonbrug i virksomheder, hvor der er et stort antal opkaldsaktiviteter. Disse produkter består typisk af en skærm, der viser information om opkald og værktøjerne til at foretage dem. Oplysninger kan omfatte det aktuelle antal, opkald i køen og grundlæggende kundeoplysninger. Værktøjer kan omfatte alt, hvad der kan hjælpe med at foretage et opkald, f.eks. Et tastatur, holde og hænge op kapacitet og identifikation af opkald (ID).
Receptionist-software, der hjælper en bruger med at foretage et opkald, kan også udføre funktioner til andre linjer. Den kan kontrollere, om en bestemt linje er gratis og automatisk overføre opkaldet eller sende det til en voicemail. Denne kapacitet kan omfatte en eller flere placeringer, afhængigt af organisationens størrelse og kompleksitet. Nogle produkter muliggør også multilinjefunktionalitet, såsom muligheden for at konfigurere og moderere konferencesamtaler.
Nogle former for receptionistsoftware er designet til at styre udfordringerne i en bestemt branche. For eksempel er der produkter til den medicinske industri, som har funktioner til behandling af patientpapir, sendt aftalepåmindelser og styring af muligheder for selvbetjening for patienter. Funktioner som disse er beregnet til at automatisere nogle af de mest gentagne aspekter ved modtagelsesarbejde i et bestemt område.
Uanset dens funktion, vil de fleste receptionistsoftware have en grafisk brugergrænseflade (GUI). Dette viser ofte alle de tilgængelige værktøjer på en skærm. Hvordan det er arrangeret, og hvor mange funktioner der er, varierer meget mellem forskellige produkter. For eksempel viser nogle slags software et opkald eller lokalnummer ad gangen, mens andre viser flere udvidelser og deres status på en enkelt skærm.