Vilka är de olika typerna av mottagarprogramvara?
Det finns flera olika typer av uppgifter som programvara för receptionisten kan utföra. Det kan hjälpa till att organisera meddelanden, hålla reda på anställda och hantera inkommande samtal. Det finns också sviter med programvara som gör det möjligt för en användare att integrera flera av dessa funktioner i ett paket, och program som hanterar receptionistfunktioner för specifika branscher.
En av de enklaste typerna av receptionistprogramvara är program som organiserar meddelanden och spårar anställdas tillgänglighet. Dessa program gör det möjligt för mottagare att registrera alla inkommande meddelanden, inklusive leveranstid till mottagaren. De kan också ha kalenderfunktioner som ger aktuell information om anställdas plats förutom att receptionister kan göra möten för andra. Vissa program integreras också med andra funktioner som e-post för att öka kapaciteten för att leverera meddelanden.
Det finns också typer av programvara för receptionist som används för att spåra och hjälpa till att använda telefonen i företag där det finns en hög volym samtalaktivitet. Dessa produkter består vanligtvis av en skärm som visar information om samtal och verktygen för att ringa dem. Information kan inkludera det aktuella numret, samtal i kön och grundläggande kundinformation. Verktyg kan innehålla allt som kan hjälpa dig att ringa ett samtal, till exempel en knappsats, hålla och hänga upp kapacitet och nummerpresentation (ID).
Mottagarens mjukvara som hjälper en användare att ringa ett samtal kan också utföra funktioner för andra linjer. Den kan kontrollera om en viss linje är gratis och automatiskt överföra samtalet eller skicka det till röstbrevlåda. Denna kapacitet kan omfatta en eller flera platser, beroende på organisationens storlek och komplexitet. Vissa produkter möjliggör också flerlinjefunktioner, till exempel möjlighet att konfigurera och moderera konferenssamtal.
Vissa typer av programvara för receptionist är utformade för att hantera utmaningarna i en viss bransch. Till exempel finns det produkter för den medicinska industrin som har funktioner för att bearbeta patientpapper, skicka påminnelser om möten och hantera alternativ för självbetjäning för patienter. Funktioner som dessa är avsedda att automatisera några av de mest repetitiva aspekterna av mottagningsarbetet inom ett visst område.
Oavsett dess funktion kommer de flesta mottagningsprogramvaror att ha ett grafiskt användargränssnitt (GUI). Detta visar ofta alla tillgängliga verktyg på en skärm. Hur det är ordnat och hur många funktioner det finns varierar mycket mellan olika produkter. Exempelvis visar vissa typer av programvara ett samtal eller anknytning åt gången, medan andra visar flera tillägg och deras status på en enda skärm.