Was sind die verschiedenen Arten von Empfangsmitarbeiter-Software?
Es gibt verschiedene Arten von Aufgaben, die die Empfangsmitarbeiter-Software ausführen kann. Sie können damit Nachrichten organisieren, Mitarbeiter im Auge behalten und eingehende Anrufe verwalten. Es gibt auch Softwarepakete, mit denen ein Benutzer mehrere dieser Funktionen in ein Paket integrieren kann, und Programme, mit denen Empfangsfunktionen für bestimmte Branchen verwaltet werden.
Eine der einfachsten Arten von Empfangssoftware sind Programme, die Nachrichten organisieren und die Verfügbarkeit von Mitarbeitern verfolgen. Diese Programme ermöglichen es den Empfangsmitarbeitern, alle eingehenden Nachrichten, einschließlich der Zustellzeit an den Empfänger, elektronisch aufzuzeichnen. Sie verfügen möglicherweise auch über Kalenderfunktionen, die aktuelle Informationen zum Standort der Mitarbeiter bereitstellen und es den Empfangsmitarbeitern ermöglichen, Termine für andere zu vereinbaren. Einige Programme lassen sich auch in andere Funktionen wie E-Mail integrieren, um die Zustellbarkeit von Nachrichten zu verbessern.
Es gibt auch verschiedene Arten von Empfangsmitarbeiter-Software, mit denen die Nutzung von Telefonen in Unternehmen mit hohem Anrufaufkommen nachverfolgt und unterstützt wird. Diese Produkte bestehen in der Regel aus einem Bildschirm, auf dem Informationen zu Anrufen und den entsprechenden Tools angezeigt werden. Zu den Informationen können die aktuelle Nummer, Anrufe in der Warteschlange und grundlegende Kundeninformationen gehören. Zu den Tools kann alles gehören, was beim Tätigen eines Anrufs hilfreich sein kann, z. B. eine Tastatur, die Funktion zum Halten und Auflegen sowie die Anruferidentifikation (ID).
Empfangsmitarbeiter-Software, die einem Benutzer hilft, einen Anruf zu tätigen, kann auch Funktionen für andere Leitungen ausführen. Es kann überprüfen, ob eine bestimmte Leitung frei ist, und den Anruf automatisch weiterleiten oder an Voicemail senden. Diese Funktion kann je nach Größe und Komplexität der Organisation einen oder mehrere Standorte umfassen. Einige Produkte ermöglichen auch die Verwendung mehrerer Leitungen, z. B. das Einrichten und Moderieren von Konferenzgesprächen.
Einige Arten von Software für Empfangsmitarbeiter wurden entwickelt, um die Herausforderungen einer bestimmten Branche zu meistern. Beispielsweise gibt es Produkte für die medizinische Industrie, die Funktionen zur Bearbeitung von Patientenunterlagen, zum Versenden von Terminerinnerungen und zum Verwalten von Selbstbedienungsoptionen für Patienten bieten. Funktionen wie diese sollen einige der sich wiederholenden Aspekte der Empfangsarbeit in einem bestimmten Bereich automatisieren.
Unabhängig von ihrer Funktion verfügt die meiste Empfangssoftware über eine grafische Benutzeroberfläche (GUI). Dadurch werden häufig alle verfügbaren Tools auf einem Bildschirm angezeigt. Wie es angeordnet ist und wie viele Funktionen es gibt, variiert stark zwischen den verschiedenen Produkten. Beispielsweise zeigen einige Arten von Software jeweils einen Anruf oder eine Nebenstelle an, während andere mehrere Nebenstellen und ihren Status auf einem einzigen Bildschirm anzeigen.