受付ソフトウェアの種類は何ですか？

受付ソフトウェアが実行できるタスクにはいくつかの種類があります。 メッセージの整理、従業員の追跡、着信コールの管理に役立ちます。 ユーザーがこれらの機能のいくつかを1つのパッケージに統合できるようにするソフトウェアスイート、および特定の業界の受付機能を管理するプログラムもあります。

最も単純な種類の受付ソフトウェアの1つは、メッセージを整理し、従業員の空き状況を追跡するプログラムです。 これらのプログラムにより、受付担当者は、受信者への配信時間を含むすべての着信メッセージの電子記録を作成できます。 彼らはまた、受付係が他の人に予約をすることを可能にすることに加えて、従業員の位置に関する現在の情報を提供するカレンダー機能を持っているかもしれません。 一部のプログラムは、メッセージ配信機能を向上させるために、電子メールなどの他の機能とも統合されます。

また、大量のコールアクティビティがある企業で電話の使用を追跡および支援するために使用される受付ソフトウェアのタイプもあります。 これらの製品は通常、通話に関する情報とそれらを作成するためのツールを表示する画面で構成されています。 情報には、現在の番号、キュー内の通話、および基本的な顧客情報が含まれる場合があります。 ツールには、キーパッド、保留および切断機能、発信者識別（ID）など、通話を行うのに役立つあらゆるものを含めることができます。

ユーザーが電話をかけるのに役立つ受付ソフトウェアは、他の回線の機能も実行できます。 特定の回線が空いているかどうかを確認し、自動的に通話を転送したり、ボイスメールに送信したりできます。 この機能には、組織の規模と複雑さに応じて、1つまたは複数の場所を含めることができます。 一部の製品では、電話会議を設定および管理する機能など、複数行機能も使用できます。

一部の種類の受付ソフトウェアは、特定の業界の課題を管理するように設計されています。 たとえば、患者の事務処理、予約リマインダーの送信、患者のセルフサービスオプションの管理機能を備えた医療業界向けの製品があります。 このような機能は、特定の領域での受信作業の最も反復的な側面の一部を自動化することを目的としています。

その機能が何であれ、ほとんどの受付ソフトウェアにはグラフィカルユーザーインターフェイス（GUI）があります。 これにより、多くの場合、使用可能なすべてのツールが1つの画面に表示されます。 配置方法と機能の数は、製品ごとに大きく異なります。 たとえば、ある種のソフトウェアは一度に1つの通話または内線番号を表示しますが、他のソフトウェアは1つの画面に複数の内線番号とそのステータスを表示します。