Hvad er en informationskontor?
Titlen "informationskontor" giver et tip om ansvaret for en person i denne position. En informationskontor kan beskrives som en person, gennem hvilken information flyder igennem. Dette inkluderer både indgående oplysninger, såsom telefonopkald og meddelelser, og udgående oplysninger, såsom mail og virksomhedsoplysninger. Hun er også en person, der administrerer information ved hjælp af opgaver som organisering, arkivering og distribution af dokumenter.
En informationsansvarligs specifikke opgaver kan variere. Disse er ofte baseret på den forretning og den branche, hvor en person med denne position fungerer. De fleste informationskontorer udfører opgaver, der samlet kan beskrives som grundlæggende kontoransvarlige funktioner. Dette betyder, at en person, der er interesseret i at få en sådan stilling, muligvis vil være bekendt med bestemt kontorudstyr. Ifølge Bureau of Labor and Statistics (BLS) bruger informationsansvarlige telefon, personlige computere og andre elektroniske enheder til at sende e-mail- og faxdokumenter.
Telefoner er generelt en vigtig del af en informationskontorets job. En betydelig del af hendes tid kan bruges til at modtage telefonopkald. De telefoner, der normalt bruges af folk i disse positioner, er ikke som dem, der findes i en hjemlig indstilling. Disse maskiner er sandsynligvis designet til at rumme flere linjer, overførsel af opkald og kommunikation mellem kontorer. Det er også sandsynligt, at en person i denne position bliver nødt til at blive dygtig til at arbejde med besvarelsestjenester for at styre opkald, der opfanges på denne måde.
Computerfærdigheder er normalt vigtige for en informationskontor. Enhver, der planlægger at arbejde i en sådan position, skal være bekendt med populær tekstbehandlings- og regnearkssoftware. Nogle job kræver muligvis andre computerfærdigheder, såsom databasestyring, planlægning eller kalenderapplikationer og branche-specifikke programmer.
Faxmaskiner er udstyr, der gør det muligt at overføre dokumenter via telefonlinjer. Informationskontorer er ofte ansvaret for både at sende og modtage information på denne måde. Samtidig har disse personer også ofte ansvaret for at acceptere og sende dokumenter og pakker ved hjælp af e-mail, bud og posttjenester. Dette fremhæver behovet for, at en person i denne position har stærke organisatoriske evner og at være en multi-tasker.
En oplysningskontors interkontoropgaver afbrydes ofte af hendes ansvar for at interagere med offentligheden. En person i denne position kan være det første kontaktpunkt med klienter og andre personer, der besøger en virksomhed. Det kan være hendes job at afgøre, om og hvornår en person kan få adgang til andre personer i organisationen.