Qu'est-ce qu'un commis à l'information?
Le titre «commis à l'information» fournit un indice sur les responsabilités d'une personne occupant ce poste. Un agent d'information peut être décrit comme une personne par laquelle l'information circule. Cela inclut les informations entrantes, telles que les appels téléphoniques et les messages, et les informations sortantes, telles que le courrier et les informations sur la société. Elle est également une personne qui gère les informations par le biais de tâches telles que l’organisation, le classement et la distribution de documents.
Les tâches spécifiques d'un commis à l'information peuvent varier. Ceux-ci sont souvent basés sur les affaires et le secteur dans lesquels un individu avec ce poste travaille. La plupart des commis à l'information accomplissent des tâches qui peuvent être décrites collectivement comme des tâches de bureau de base. Cela signifie qu'une personne intéressée par un tel poste voudra peut-être connaître certains équipements de bureau. Selon le Bureau du travail et des statistiques (BLS), les agents d'information utilisent le téléphone, des ordinateurs personnels et d'autres appareils électroniques pour envoyer des documents par courrier électronique et par télécopie.
Les téléphones constituent généralement une partie importante du travail d'un commis à l'information. Une grande partie de son temps peut être consacrée à accepter des appels téléphoniques. Les téléphones normalement utilisés par les personnes occupant ces postes ne ressemblent pas à ceux que l'on trouve dans un environnement domestique. Ces machines sont susceptibles d'être conçues pour prendre en charge plusieurs lignes, le transfert d'appels et la communication entre bureaux. Il est également probable qu'une personne occupant ce poste devra être capable de travailler avec les services de répondeur pour gérer les appels ainsi interceptés.
Les compétences informatiques sont généralement importantes pour un commis à l'information. Toute personne souhaitant occuper un tel poste devrait connaître le traitement de texte et les tableurs classiques. Certaines tâches peuvent nécessiter d'autres compétences en informatique, telles que la gestion de bases de données, des applications de planification ou de calendrier, ainsi que des programmes spécifiques à l'industrie.
Les télécopieurs sont des équipements permettant de transmettre des documents sur des lignes téléphoniques. Les commis d’information ont généralement la responsabilité d’envoyer et de recevoir des informations de cette manière. Dans le même temps, ces personnes ont généralement la responsabilité d'accepter et d'envoyer des documents et des colis par courrier électronique, messagerie et services postaux. Cela met en évidence la nécessité pour une personne occupant ce poste de posséder de solides compétences organisationnelles et d’être polyvalente.
Les tâches de la commis à l'information entre les bureaux sont souvent interrompues par ses responsabilités d'interaction avec le public. Une personne occupant ce poste peut être le premier point de contact avec les clients et d’autres personnes qui visitent une entreprise. Son travail peut être de déterminer si et quand une personne peut avoir accès à d’autres personnes de l’organisation.