¿Qué es un empleado de información?
El título "Secretario de información" proporciona una pista sobre las responsabilidades de una persona en este puesto. Un empleado de información puede describirse como una persona a través de la cual fluye la información. Esto incluye información entrante, como llamadas telefónicas y mensajes, e información saliente, como el correo y la información de la empresa. También es una persona que administra información a través de tareas como la organización, la presentación y la distribución de documentos.
Los deberes específicos de un empleado de información pueden variar. Estos a menudo se basan en el negocio y la industria en la que funciona un individuo con esta posición. La mayoría de los empleados de información realizan deberes que se pueden describir colectivamente como funciones clericales de oficina básicas. Esto significa que una persona interesada en obtener dicho puesto puede querer estar familiarizado con ciertos equipos de oficina. Según la Oficina de Trabajo y Estadísticas (BLS), los empleados de información utilizan el teléfono, las computadoras personales y otros dispositivos electrónicos paraEnviar documentos de correo electrónico y fax.
Los teléfonos son generalmente una parte importante del trabajo de un empleado de información. Se puede pasar una parte significativa de su tiempo aceptando llamadas telefónicas. Los teléfonos que normalmente usan las personas en estas posiciones no son como los que se encuentran en un entorno doméstico. Es probable que estas máquinas estén diseñadas para acomodar múltiples líneas, la transferencia de llamadas y la comunicación interferente. También es probable que una persona en este puesto deba ser competente para trabajar con los servicios de respuesta para administrar las llamadas que se interceptan de esta manera.
Las habilidades informáticas suelen ser importantes para un empleado de información. Cualquiera que planee trabajar en tal posición debe familiarizarse con el popular procesamiento de textos y software de hoja de cálculo. Algunos trabajos pueden requerir otras habilidades informáticas, como la gestión de bases de datos, las aplicaciones de programación o calendario, y la industria SPEProgramas Cific.
Las máquinas de fax son equipos que permiten que los documentos se transmitan a través de las líneas telefónicas. Los empleados de información comúnmente se les da la responsabilidad de enviar información y recibir información de esta manera. Al mismo tiempo, estas personas también comúnmente tienen la responsabilidad de aceptar y enviar documentos y parcelas a modo de correo electrónico, mensajería y servicios postales. Esto resalta la necesidad de que una persona en esta posición tenga fuertes habilidades de organización y sea un multitarea.
Los deberes interferentes de un empleado de información a menudo se interrumpen por sus responsabilidades de interactuar con el público. Una persona en este puesto puede ser el primer punto de contacto con clientes y otras personas que visitan un negocio. Puede ser su trabajo determinar si una persona puede obtener acceso a otras personas en la organización.
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